BPMS é uma sigla oriunda da língua inglesa relativa aos termos Business Process Management Suite, cuja tradução significa gestão de processos de negócio. O sistema BPMS é um conjunto de práticas cujo objetivo é melhorar continuamente os procedimentos de uma organização.
Essa é uma ferramenta que tem como objetivo integrar as estratégias empresariais aos desejos da clientela por meio da administração eficiente de processos. Ela é útil para fazer análises, definições, execuções, monitoramento e gerenciamento de processos que aumentam a competitividade de uma empresa.
Além disso, é uma disciplina gerencial que aborda métodos e princípios de gestão de atividades empresariais. Não se trata, porém, de uma metodologia ou estrutura de negócios, mas da capacidade da corporação.
Algumas etapas que fazem parte do sistema BPMS são: mapeamento, padronização, melhoria e otimização de processos. Todas essas atividades englobam ações que aumentam e aperfeiçoam o desempenho dos procedimentos, identificam oportunidades e geram resultados positivos. Além disso, reduzem custos e riscos, aumentam a eficiência dos colaboradores e desenvolvem a sua capacidade de solucionar problemas.
Esse sistema denominado BPMS surgiu há alguns anos nos Estados Unidos da América e já está sendo utilizado por uma infinidade de empresários que se interessaram em ferramentas úteis para controlar estratégias e acompanhar a performance corporativa. Na realidade, o BPMS é uma consequência da implantação e do uso dos sistemas integrados de gestão, conhecidos como ERPs.
As principais vantagens do sistema BPMS
Existem muitos benefícios oriundos da aplicação do sistema BPMS nas organizações, sendo que as melhorias vão aparecendo com o passar do tempo. Mencionamos as principais vantagens identificadas pelos profissionais que fazem uso dessa prática. Observe:
- transparência nos processos;
- mais produtividade;
- melhoria na qualidade dos serviços;
- melhoria na comunicação interna;
- criação de cultura de empatia;
- motivação dos colaboradores;
- efetividade de controle de atividades;
- ciência dos indicadores de desempenho;
- eliminação de retrabalhos;
- informatização e automação de processos;
- mais agilidade na obtenção de resultados;
- redução de custos operacionais;
- decisões mais acertadas;
- mais segurança e melhor proteção de dados.
A respeito da segurança das informações, vale destacar que a automação dos processos apresenta mais chances de proteção por meio da criptografia. Agora que você já sabe o que é o sistema BPMS e está por dentro das melhorias que ele proporciona, vamos falar um pouco sobre as diferenças do BPM para o ERP e CRM.
As diferenças do sistema BPM para ERP e CRM
A sigla ERP significa Enterprise Resource Planning, cuja tradução é planejamento de recursos empresariais. Trata-se de um software que faz a integração das informações de uma organização dentro de uma plataforma. Por meio dele são separadas as funcionalidades, os processos e os formulários de cadastro para que haja fluxo de dados entre setores diversos.
Os dados são inseridos manualmente ou de forma automatizada, e eles geram logs que são armazenados em outro software ou na nuvem. O ERP é personalizado pelos gestores que fazem as autorizações de acesso, garantindo a segurança e as alterações de acordo com o ramo de atuação.
Esse sistema é útil para a gestão integrada e para a otimização de processos operacionais, administrativos e logísticos. Ele auxilia no cumprimento dos prazos, no aumento e no controle da produtividade dos colaboradores e no controle de despesas e custos para a produção e a entrega de valor aos clientes.
CRM quer dizer Customer Relationship Management, ou seja, gerenciamento de relacionamento com o cliente. Sendo assim, CRM tem tudo a ver com a gestão de vendas, o planejamento de marketing, os atendimentos personalizados e outras formas de contato com a clientela.
Com a transformação ocasionada pela interação digital, os relacionamentos comerciais evoluíram e originaram novos termos. Os consumidores modificaram as suas condutas diante da infinidade de informações disponíveis na internet.
Diante disso, originou-se o conceito CRM, que coloca o cliente no centro, sendo uma ferramenta estratégica, um processo diferenciado e uma tecnologia para ambientes empresariais. As plataformas CRM são utilizadas para gerenciar contas de clientes, gerar leads e identificar as possibilidades de vendas.
O BPM não é um software, mas um conceito adaptável que sistematiza os processos empresariais de modo claro e eficiente, por meio de relatórios e gráficos. Com ele é possível analisar o fluxo das operações, as etapas das atividades e a precisão dos dados dos sistemas ERP. ERP e CRM, que são softwares auxiliares do sistema BPMS.
As aplicações do sistema BPMS
O sistema BPMS pode ser aplicado na implementação de processos, registrando o fluxo e seguindo o mapeamento definido pelos técnicos. Com a automatização de várias etapas, a sequência das execuções acontece sem chances de erros. Nada será esquecido ou ignorado, pois há um padrão que consolida a qualidade dos serviços.
As principais aplicações do sistema BPMS são:
- envio de mensagens de acompanhamento dos processos;
- status atualizado dos processos;
- registro de autorizações;
- notificações de atrasos;
- avisos de anomalias;
- análises de relatórios e indicadores;
- identificação de gargalos;
- definição de ações corretivas para minimizar prejuízos.
Com todas essas facilidades, o tempo de intervenção humana nos processos e na realização de tarefas é reduzido, proporcionando a otimização dos Recursos Humanos. Os riscos de desvios são evitados e a curva de aprendizagem de novos colaboradores é bem menor.
Os motivos para adotar o sistema BPMS
Podemos registrar uma lista enorme de motivos para a adoção do sistema BPMS nas organizações, mas decidimos apontar apenas os mais importantes, de forma que você consiga analisá-los com objetividade. Confira:
- integração de dados para automatização simplificada;
- formulários eletrônicos que guardam informações dos processos;
- criação de tabelas em banco de dados;
- automatização de processos em ambiente único;
- registro de regras de transição;
- aceleração da cultura de gestão de processos;
- geração de documentos e relatórios em formato PDF ou Excel;
- medição de nível de desempenho (KPIs);
- visualização rápida dos principais indicadores (dashboards).
O sistema BPMS permite a adaptação dos colaboradores diante das mudanças constantes nas corporações. Os recursos oferecidos por essa ferramenta vão tornar a rotina de todos mais produtiva e livre de inúmeras preocupações. Não tenha receio de investir no sistema BPMS. Garantimos que o seu investimento dará retorno no curto prazo!
Como escolher um sistema BPMS
Há fornecedores nacionais e estrangeiros de ferramentas para o gerenciamento de processos empresariais. Algumas empresas são especializadas em atender às demandas de segmentos específicos, por isso é importante saber um pouco sobre o assunto antes de fazer a sua aquisição. Verifique os seguintes pontos:
- porte da sua organização;
- estrutura e localização da sua empresa;
- quantidade de usuários e sistemas;
- perspectivas de crescimento;
- necessidades organizacionais;
- infraestrutura de TI;
- softwares que já são utilizados.
Para escolher o melhor sistema BPMS é aconselhável pesquisar sobre cada fornecedor antes de tomar uma decisão e saber que tipo de soluções ele oferece.
Verifique se há reclamações e saiba um pouco mais sobre o atendimento dispensado aos clientes e as garantias ofertadas. Por fim, procure indicações de empresas confiáveis e sólidas, que forneçam informações gratuitas sobre sistemas BPMS!
Gostou deste post sobre Sistema BPMS? Entenda também qual é o melhor sistema operacional para a sua empresa!