O Trello é uma ferramenta web de gerenciamento de projetos e organização de tarefas, desenvolvida pela empresa americana Atlassian. Baseado no método japonês Kanban, o Trello utiliza um sistema de quadros, listas e cartões para ajudar indivíduos e equipes a organizarem suas atividades de forma visual e intuitiva.
Cada quadro no Trello representa um projeto, e dentro dele, as tarefas são organizadas em listas, que podem refletir diferentes estágios do projeto, como “a fazer”, “em andamento” e “concluído”. Os cartões, por sua vez, representam as tarefas individuais que podem ser detalhadas com descrições, checklists, datas de entrega, etiquetas e muito mais.
O Trello é amplamente utilizado tanto para projetos pessoais quanto profissionais. Ele permite que os usuários tenham uma visão clara do que precisa ser feito, o que está em andamento e o que já foi concluído, facilitando o gerenciamento do tempo e a colaboração entre equipes.
Além disso, a ferramenta oferece uma série de integrações com outros aplicativos e serviços, tornando-se um aliado poderoso para quem busca aumentar a produtividade e manter suas tarefas organizadas.
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Como organizar suas tarefas no Trello?
Organizar suas tarefas no Trello é um processo que pode ser moldado conforme as necessidades específicas do seu dia a dia, seja para projetos pessoais ou profissionais. O Trello permite que você crie um fluxo de trabalho visualmente claro e adaptável, o que facilita o acompanhamento das atividades e garante que nenhuma tarefa importante seja esquecida.
A base da organização no Trello começa com a criação de quadros. Cada quadro é um espaço dedicado a um projeto ou área específica da sua vida. Dentro de cada quadro, você organiza suas tarefas em listas, que podem representar diferentes fases de um processo, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Os cartões são as tarefas individuais, que você move de uma lista para outra conforme o progresso.
Para tornar essa organização ainda mais eficiente, o Trello oferece diversas ferramentas, como etiquetas, que ajudam a categorizar e priorizar tarefas, checklists para detalhar os passos necessários para concluir uma tarefa, e datas de entrega para garantir que os prazos sejam cumpridos.
Como criar e organizar as tarefas nas colunas
Crie um novo quadro
- Passo 1: Acesse o Trello e faça login na sua conta.
- Passo 2: Na página inicial, clique em “Criar novo quadro”.
- Passo 3: Dê um nome ao quadro, algo que represente bem o projeto ou conjunto de tarefas que você irá organizar, como “Gerenciamento de tarefas diárias”.
- Passo 4: Selecione um plano de fundo (opcional) e clique em “Criar”.
Adicione listas para organizar o fluxo de trabalho
- Passo 1: No quadro recém-criado, clique em “Adicionar outra lista”.
- Passo 2: Crie uma lista para cada etapa do seu processo. Exemplos comuns incluem “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”.
- Passo 3: Organize as listas na ordem que melhor reflita seu fluxo de trabalho. Você pode arrastá-las para reposicioná-las conforme necessário.
Crie cartões para cada tarefa
- Passo 1: Dentro de cada lista, clique em “Adicionar um cartão”.
- Passo 2: Dê um título descritivo ao cartão que represente a tarefa, como “Escrever relatório semanal”.
- Passo 3: Se necessário, clique no cartão para adicionar mais detalhes, como uma descrição completa da tarefa, checklists, datas de entrega, anexos, e atribuir membros (caso trabalhe em equipe).
Organize as tarefas conforme o progresso
- Passo 1: À medida que as tarefas avançam, você pode arrastar os cartões de uma lista para outra. Por exemplo, quando iniciar o trabalho em uma tarefa, arraste o cartão de “A fazer” para “Em andamento”.
- Passo 2: Quando a tarefa for concluída, mova o cartão para a lista “Concluído”.
Esse sistema simples de organização em colunas permite que você tenha uma visão clara do status de todas as suas tarefas, ajudando a manter o foco e a produtividade.
Como usar etiquetas
As etiquetas no Trello são uma ferramenta poderosa para categorizar e priorizar suas tarefas, proporcionando uma visão rápida e clara sobre o que é mais urgente ou a que área do projeto cada tarefa pertence. A seguir, veja como utilizá-las:
Acesse o quadro e selecione um cartão
- Passo 1: Abra o quadro no Trello onde deseja usar as etiquetas.
- Passo 2: Selecione o cartão ao qual você quer adicionar uma etiqueta, clicando sobre ele.
Adicione etiquetas
- Passo 1: No menu do cartão, clique em “Etiquetas” localizado no lado direito da tela.
- Passo 2: Você verá uma lista de cores pré-definidas. Clique em uma cor para atribuí-la ao cartão. Cada cor pode representar uma categoria ou prioridade diferente, por exemplo, vermelho para tarefas urgentes, amarelo para médio prazo, e verde para baixa prioridade.
- Passo 3: Para personalizar, clique no lápis ao lado de cada cor para editar o nome da etiqueta. Dê nomes que façam sentido para o seu projeto, como “Urgente”, “Em espera” ou “Revisão necessária”.
Visualize e filtre por etiquetas
- Passo 1: As etiquetas aparecerão no topo dos cartões, tornando fácil a identificação das tarefas de acordo com suas categorias.
- Passo 2: Para visualizar apenas os cartões com uma etiqueta específica, clique no botão de filtro no canto superior direito do quadro e selecione a etiqueta desejada. O Trello exibirá apenas os cartões associados a essa etiqueta.
Gerencie e edite etiquetas existentes
- Passo 1: Para editar ou remover uma etiqueta de um cartão, clique novamente no cartão, vá até “Etiquetas” e desmarque a cor correspondente.
- Passo 2: Para editar o nome de uma etiqueta, siga o mesmo processo de clicar no lápis ao lado da cor e altere o nome conforme necessário.
Como fazer checklists
Os checklists no Trello são ideais para detalhar as etapas necessárias para completar uma tarefa, garantindo que nenhuma ação seja esquecida. Eles são úteis para tarefas complexas que envolvem várias sub-tarefas.
Acesse o quadro e selecione um cartão
- Passo 1: Abra o quadro no Trello onde você deseja criar um checklist.
- Passo 2: Selecione o cartão onde o checklist será adicionado, clicando sobre ele.
Adicione um checklist
- Passo 1: No menu do cartão, clique em “Checklist” localizado no lado direito da tela.
- Passo 2: Uma janela pop-up aparecerá pedindo um nome para o checklist. Dê um nome que represente bem o conjunto de tarefas, como “Etapas para finalizar o relatório” ou “Itens a revisar”.
- Passo 3: Clique em “Adicionar” para criar o checklist.
Adicione itens ao checklist
- Passo 1: Após criar o checklist, comece a adicionar os itens ou etapas que você precisa concluir. Clique em “Adicionar um item” e insira o nome de cada tarefa, como “Coletar dados”, “Redigir introdução” ou “Revisar conclusões”.
- Passo 2: Continue adicionando itens até que o checklist esteja completo.
Marque as tarefas concluídas
- Passo 1: À medida que você for completando cada tarefa, marque a caixa ao lado de cada item no checklist. O Trello atualizará automaticamente o progresso do checklist, exibindo a porcentagem concluída.
- Passo 2: Se necessário, você pode adicionar novos itens ao checklist a qualquer momento, ou remover itens já concluídos.
Gerencie e edite checklists
- Passo 1: Para editar um item do checklist, clique sobre ele e faça as alterações necessárias.
- Passo 2: Para reorganizar os itens, arraste-os na lista para alterar a ordem conforme sua prioridade ou sequência de execução.
- Passo 3: Se desejar excluir todo o checklist, clique no botão de três pontos ao lado do nome do checklist e selecione “Excluir”.
10 dicas de como organizar as tarefas
1. Use o método Kanban para organizar seus quadros
O Trello é inspirado no método Kanban, que se baseia na visualização do fluxo de trabalho. Organize suas tarefas em listas que representem as etapas do seu projeto, como “A fazer”, “Em andamento” e “Concluído”. Isso facilita a manter o foco e assegurar que você sempre saiba em que etapa cada tarefa está.
2. Priorize tarefas com etiquetas de cores
Use as etiquetas coloridas para indicar a prioridade das tarefas. Por exemplo, vermelho para tarefas urgentes, amarelo para tarefas importantes e verde para tarefas de menor prioridade. Assim facilita a identificação das tarefas mais críticas e ajuda a gerenciar o tempo de maneira mais eficaz.
3. Defina prazos realistas
Atribua datas de entrega aos cartões para manter o controle dos prazos. O Trello permite configurar lembretes que alertam você sobre as próximas datas de entrega, garantindo que você nunca perca um prazo importante.
4. Divida tarefas grandes em checklists
Quando estiver lidando com tarefas complexas, divida-as em etapas menores usando checklists. Isso torna o processo mais gerenciável e permite que você acompanhe o progresso de cada parte da tarefa, aumentando a sensação de realização à medida que marca os itens concluídos.
5. Use power-ups para integrar com outras ferramentas
Aproveite os power-ups do Trello para integrar seus quadros com outras ferramentas que você já usa, como Google Drive, Slack e Evernote. Eles centralizam todas as informações e recursos necessários em um só lugar, economizando tempo e evitando a necessidade de alternar entre aplicativos.
6. Colabore com sua equipe em tempo real
Adicione membros da equipe aos cartões para que todos saibam quem é responsável por cada tarefa. Use o recurso de comentários para discutir detalhes e compartilhar atualizações diretamente nos cartões, mantendo todas as comunicações relevantes centralizadas.
7. Personalize suas listas e cartões
Não se limite aos títulos padrões das listas. Personalize suas listas e cartões para que reflitam as necessidades específicas do seu projeto. Por exemplo, você pode criar listas como “Em espera” ou “Para revisão”, dependendo do fluxo de trabalho do seu time.
8. Revise e reorganize regularmente
Periodicamente, revise seus quadros e listas para garantir que estão alinhados com suas prioridades atuais. Reorganize tarefas conforme necessário, movendo cartões entre listas ou arquivando aqueles que não são mais relevantes.
9. Use automações para ganhar tempo
O Trello oferece o recurso de automação Butler, que permite criar regras automáticas para suas tarefas. Por exemplo, você pode configurar uma regra para mover automaticamente um cartão para “Concluído” quando todos os itens de um checklist forem marcados como concluídos.
10. Aproveite os modelos de quadros
O Trello oferece uma variedade de modelos de quadros que podem ser usados como ponto de partida para organizar suas tarefas. Use esses modelos para inspirar a criação de seus próprios quadros, adaptando-os às suas necessidades específicas.
Conclusão
No mundo digital, o Trello é certamente uma das ferramentas mais versáteis e intuitivas para organizar tarefas e projetos, seja no ambiente de trabalho ou na vida pessoal. Sua interface visual, baseada no renomado método japonês, facilita o gerenciamento do fluxo de trabalho, permitindo que você acompanhe cada etapa das suas atividades de forma clara e eficiente.
Com as dicas e passos apresentados, você agora está bem equipado para utilizar o Trello de forma estratégica, maximizando sua produtividade e garantindo que nenhuma tarefa importante fique para trás. Se você gostou dessas dicas e quer continuar explorando maneiras de melhorar sua produtividade e se manter atualizado com as últimas tendências tecnológicas, não deixe de acompanhar o blog Positivo Do Seu Jeito.
