Sua empresa realiza o controle de ativos de TI? Entre os vários objetivos das políticas de gestão em tecnologia da informação, ter um bom monitoramento dos equipamentos é um ponto muito relevante. Afinal de contas, esse monitoramento está relacionado com a habilidade de o gestor saber a taxa de depreciação de equipamentos e outros detalhes essenciais.
É importante conhecer o valor que esses ativos têm no inventário da companhia e o momento certo para realizar as substituições. Em outras palavras, o controle de ativos em TI ajuda a sua empresa a entender qual é o momento do ciclo de vida desses equipamentos, bem como a programar a troca de dispositivos.
Além disso, esse monitoramento permite aos gestores e a sua equipe avaliarem se são interessantes opções como o aluguel de hardware ou a contratação de serviços de terceiros. Assim, os recursos financeiros utilizados para manter a infraestrutura são aproveitados com mais qualidade e precisão.
Se você quer saber mais sobre o tema e conhecer 8 dicas para fazer o controle de ativos na área de TI, confira o texto a seguir!
O que são ativos de TI?
Um ativo de TI é um item do inventário que gera receita para a empresa, mas sem ser vendido. Pode abranger vários itens, por exemplo, equipamentos, notebooks, computadores, programas específicos, licenças de software, entre outros. Esses ativos são rastreados com o auxílio de aplicativos de gerenciamento, auxiliando os gestores e suas equipes em suas rotinas.
Portanto, um ativo de TI é qualquer componente tecnológico de informática, como software ou hardware, utilizado por uma empresa no curso de suas atividades. Os ativos de hardware incluem equipamentos físicos de computação, como servidores e data centers, desktops, laptops, impressoras, mouses e teclados.
Por outro lado, os ativos de softwares incluem sistemas e bancos de dados construídos com recursos de código aberto, bem como aplicações para as quais as licenças são normalmente emitidas por máquina ou usuário. Esses ativos incluem soluções baseadas em nuvem, como aplicativos de serviço (SaaS) e de gerenciamento de ponta a ponta.
Quem deve fazer o controle de ativos?
Geralmente, o responsável pelo controle e gestão desses recursos é um profissional especializado nessa área. Um deles é o gestor de ativos, que lidera e controla a aquisição das tecnologias em uma organização. Já o engenheiro de ativos trabalha em estreita colaboração com as equipes de TI para identificar os recursos potencialmente reutilizáveis e reintegrá-los no fluxo de trabalho.
Por meio dessa parceria, é possível evoluir, desenvolver, avaliar e descartar componentes ou soluções ultrapassadas. O engenheiro de ativos ainda deve manter um inventário detalhado para a otimização do uso de hardwares e softwares utilizados pela empresa.
Dessa forma, gestores e engenheiros de ativos fazem o rastreamento e o monitoramento contínuo dos ativos de TI. Os dados devem ser coletados e incluídos em documentos, contratos, licenças, garantias, acordos de nível de serviço, assim como registrados para apontar a localização e a condição dos equipamentos e das tecnologias.
Outra função dos responsáveis por esses cargos é fazer ou solicitar os reparos, atualizações e substituições para aprimorar o desempenho dos ativos de TI.
O que é a política de controle de ativos em TI?
A política de controle de ativos é um processo de gestão voltado para que o negócio tenha um banco de dados sobre todos os seus equipamentos e sistemas tecnológicos. Essa política deve contar com dados como a data de compra ou contratação, o dia em que a última manutenção preventiva foi realizada e o nível de depreciação.
Desse modo, os responsáveis pela gestão de ativos em TI podem fazer atualizações e manutenções mais precisas e alinhadas com os objetivos de cada área.
Por que essa política é importante?
Há um fator comum a todas as políticas de gestão em TI eficientes, que é o conhecimento que os gestores têm da sua infraestrutura. Afinal de contas, não há como tomar decisões efetivas se os times não entendem como a área está organizada. Veja a seguir outros benefícios da política de gestão de ativos em TI.
Ajuda a tomar decisões melhores
A política de controle de ativos em TI é indispensável para tomadas de decisão informadas, já que os dados coletados ajudam na avaliação de implantações anteriores e de compras, que indicam as ações subsequentes. Essa política melhora a compra de ativos de TI, diminui a dificuldade durante o processo de escolhas e traz mais precisão às aquisições.
Nesse sentido, a gestão desses ativos é uma peça-chave para o sucesso da gestão e da governança de TI. Esse banco de dados amplia a quantidade de informações que os profissionais têm sobre o estado da infraestrutura e seus eventuais problemas.
Controla o budget do departamento
As políticas que controlam os ativos facilitam a gestão do orçamento do departamento de TI. Com elas, os gestores reduzem os riscos de problemas, organizam o uso eficiente de recursos, minimizam desperdícios e diminuem custos desnecessários. Os dados sobre as finanças podem ser obtidos em tempo real, e o monitoramento do inventário acaba beneficiando a saúde do negócio.
Dessa forma, as equipes podem definir o seu futuro com qualidade e inteligência. Das políticas de gestão de segurança de dados ao investimento em serviços como o outsourcing de equipamentos, tudo será feito com mais excelência e melhor custo-benefício.
Permite um planejamento mais preciso
As políticas de controle de ativos de TI devem ser usadas para fazer um planejamento estratégico e mais preciso. O rastreamento da infraestrutura de uma organização ajuda a criar táticas para agregar valor aos negócios no futuro sem precisar fazer despesas muito elevadas. Por isso, é preciso examinar periodicamente dados do inventário, rede, softwares e hardwares para a criação de novos planos.
Como realizar o controle de ativos de maneira inteligente?
O controle de ativos não é um processo muito difícil de ser executado. Com alguns cuidados, a empresa pode ter um banco de dados completo sobre a sua infraestrutura. Confira a seguir 8 dicas para estruturar a política de controle de ativos de TI!
1. Realize um inventário dos ativos
O primeiro passo para ter um bom controle de ativos é identificar quais são os equipamentos e sistemas sob a posse da empresa. Portanto, a equipe de TI ou os gestores responsáveis devem montar um banco de dados completo sobre o estado da infraestrutura, os equipamentos e sistemas existentes e a sua data de compra ou contratação. Além disso, é necessário incluir dados no inventário, como:
- valor de equipamentos, considerando a depreciação;
- data de expiração e / ou renovação de licenças de software;
- tipo de licença de software existente e seu valor;
- momento em que a última manutenção preventiva foi realizada.
2. Tenha registros da data de entrada dos bens
Esse é um ponto muito relevante para o controle de ativos ser funcional a médio e longo prazos. Saber quando os equipamentos foram adquiridos torna mais fácil prever o momento da sua troca e das manutenções preventivas. Isso reduz o custo dessas operações e traz outros benefícios, por consequência.
3. Adote a manutenção preventiva
Um objetivo secundário da política de controle de ativos é garantir que o negócio possa manter os equipamentos com a maior vida útil possível. Afinal de contas, é saudável a empresa procurar reduzir o valor investido com TI, sem que isso comprometa a performance das equipes.
Nesse sentido, a manutenção preventiva amplia a longevidade dos equipamentos e mantém baixos os custos de manutenção, otimizando a gestão financeira do TI.
4. Organize o estoque de suprimentos e peças sobressalentes
O controle de ativos deve ser feito para peças e suprimentos que ficam no estoque do setor de TI. Esse controle agiliza processos de troca de dispositivos em caso de necessidade. Ao mesmo tempo, ajuda os gestores a se programarem para substituir equipamentos sempre que houver uma boa oportunidade.
Desse modo, o orçamento da área passa a ser mais bem organizado e gerido de um modo inteligente.
5. Qualifique a equipe a gerir os equipamentos
Sua equipe deve estar preparada para lidar com a gestão e o controle de ativos. Isso inclui o conhecimento sobre as políticas de gerenciamento e manutenção preventiva, assim como o uso de sistemas de controle. Portanto, não deixe de investir em treinamentos para os colaboradores.
6. Adote um sistema de gestão de ativos
Com um sistema de gestão de ativos, é possível centralizar dados e evitar que o responsável tenha que lidar com várias planilhas repletas de informações. Isso torna os processos mais centralizados, eficientes e precisos, com dados que possuem boa integridade.
7. Flexibilize a sua rotina de gestão de ativos
A rotina de gestão e controle de ativos pode ser flexibilizada com modelos de investimento modernos, como o outsourcing de equipamentos e o SaaS. Por isso, vale avaliar a aquisição de um software de gestão de ativos para o setor de TI, por exemplo.
8. Tenha bons fornecedores
Por fim, o negócio deve sempre buscar fornecedores que sejam bem reconhecidos pelo mercado. Eles ajudarão a sua empresa a ter maior controle sobre os ativos e a aproveitar melhor os recursos existentes. Afinal, todas as soluções adotadas serão pensadas de acordo com as demandas de cada setor.
A gestão de TI é fundamental para garantir que os ativos de uma organização tenham o funcionamento adequado. Assim, seu responsável pode solicitar e realizar ajustes, atualizações e correções que otimizam o fluxo de trabalho e melhoram o nível de disponibilidade dos aparelhos. Mas isso só é possível quando há uma visão completa sobre o estado da infraestrutura em termos de tecnologia.
Justamente por isso, investir na política de controle de ativos em TI é algo básico para o dia a dia do gestor. Ela garante uma maior habilidade das lideranças em entender o estado atual da infraestrutura e o que pode ser feito para melhorá-la. Assim, o impacto da TI no dia a dia do negócio será muito maior e melhor.
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