Como fazer licitação de computador de forma eficiente

Uma licitação é o processo pelo qual um órgão ou instituição pública compra bens ou serviços. Ao fazer licitação de computador, é importante ter em mente que nem sempre o menor preço é a opção mais indicada. É preciso escolher aquela que apresenta os melhores benefícios.

Para entender quais são os pontos mais cruciais para uma escolha eficiente, conversamos com um dos gerentes comerciais da Positivo, Rafael Leandro dos Santos. O resultado é este conteúdo, preparado para que você faça uma licitação mais satisfatória.

Quer conferir? Então, fique conosco até o final do post!

Como fazer a licitação de computador?

O processo de licitação é regido pela Lei 8.666 ou, para empresas de capital misto (estatais e iniciativa privada), pela Lei 13.303. Para garantir que ela seja adequada, na análise dos potenciais fornecedores, deverão ser considerados diversos aspectos, como os que você vê a seguir.

Segurança

Um dos principais fatores a serem levados em conta em um fornecedor é a sua capacidade de garantir a proteção de informações e dados internos, assim como aqueles relativos à população. Isso é fundamental para que o órgão público possa operar de maneira segura.

Para tanto, será necessário isolar as ameaças e vulnerabilidades de segurança e, principalmente, garantir um baixo índice de falha nos equipamentos, evitando a perda de dados importantes. As consequências de um evento desastroso como esse são um grande tempo de inatividade, perda de produtividade e insatisfação do público final.

Suporte

A prestação de um suporte técnico de qualidade também é um item que deve ser avaliado ao se fazer licitação de computador. Esse serviço tem que ser entregue de maneira contínua, e o fornecedor deve se colocar à disposição para atender aos chamados feitos pelo órgão, seja para tirar dúvidas ou resolver problemas referentes ao seu produto.

Você também precisará analisar o que chamamos de atendimento pós-garantia. Qual será o canal de relacionamento utilizado? Procure saber, antes, como ocorrerá a abertura de chamados, se por 0800 ou por meio de um acesso na web.

Qualidade dos equipamentos

Ter equipamentos de qualidade é outro aspecto bastante relevante. Isso vai desde fornecer um hardware compatível com o sistema operacional que já é utilizado no órgão até garantir a entrega de máquinas que durarão mais tempo.

Para Rafael, é preciso ser criterioso ao solicitar comprovações de que você estará escolhendo bons produtos:

É muito importante exigir os certificados durante a especificação desse produto — se é homologado pelo Inmetro, com portaria 170; se tem Certificado EPEAT, que acompanha toda a cadeia de fornecimento; e assim por diante.

Por esses motivos, é preciso definir os requisitos mínimos de qualidade que serão aceitos pelo órgão. Afinal, isso facilitará o processo de escolha.

Recorrência de modernização

Tão importante quanto receber um equipamento que funcione bem é contar com um fornecedor que mantenha suas máquinas atualizadas e modernas por mais tempo, além de ajudar a regularizar suas licenças de software.

Equipamentos desatualizados podem representar um grande risco de segurança. Isso, porque chegará um momento em que eles simplesmente não comportarão mais atualizações, dificultando a operacionalização das suas atividades diárias.

Assim, procure um parceiro que não só forneça o melhor computador para a empresa ou órgão público, mas o melhor serviço de manutenção e apoio à modernização do seu inventário.

Tempo de atuação no mercado

O tempo de mercado também pode acabar interferindo na sua escolha. Afinal, é impossível atuar durante anos em uma área e não adquirir experiência nela. De acordo com Rafael, a licitação é um processo muito detalhado, feito para selecionar empresas que são do ramo e que conhecem o mercado.

Um risco que se pode correr é acabar contratando uma empresa que não tem expertise no atendimento, não tem capacidade de fazer uma boa entrega — nem tecnicamente, nem na prestação do serviço depois —, e isso acaba gerando um impacto grande para o usuário.

Ele sugere filtrar a participação dos interessados, exigindo atestados de capacidade técnica e, na análise, escolhendo um negócio que já esteja imerso nesse contexto. Isso evita a contratação de empresas aventureiras, que nunca atuaram no mercado.

O que analisar antes de decidir o resultado da licitação?

Depois de definidos os critérios básicos para a participação dos potenciais fornecedores, é chegado o momento de analisar e decidir o resultado da licitação. Para isso, é preciso se manter atento tanto às partes técnicas como àquelas que serão de responsabilidade da empresa contratada.

Entenda se o suporte é humanizado

Um suporte humanizado é aquele que olha para as suas necessidades acima dos protocolos. Nem todo chamado aberto é emergencial, mas, quando o for, o fornecedor realmente priorizará sua demanda? Em alguns órgãos, esperar o suporte por um prazo extenso pode significar ter que ficar parado.

Busque identificar como o fornecedor lida com tipos diferentes de chamados, como é a sua abordagem durante o atendimento e se seus canais de contato são flexíveis e fáceis de usar. Isso fará uma grande diferença no seu dia a dia depois.

Analise a reputação da empresa

Você pode sempre buscar por informações técnicas para garantir a segurança da sua escolha. Segundo Rafael:

Elas servem para verificar se essa empresa tem responsabilidade fiscal, se proíbe o trabalho infantil, se tem requisitos de qualidade, se tem ISO 9000, ISO 14000 etc. Todas essas certificações garantem que a possível contratada, além de ter capacidade técnica, também tem requisitos e padrões de qualidade, responsabilidade ambiental e social, por exemplo.

Mas esse não é o único meio de avaliação. Você também deve buscar informações sobre a reputação da empresa, fazer uma pesquisa de mercado e procurar entrar em contato com outros órgãos ou corporações que já utilizam os seus produtos. Essa é a melhor forma de, efetivamente, descobrir como funciona a sua prestação de serviços.

Peça o demonstrativo técnico de todos os equipamentos

Os atestados de capacidade técnica são ótimos para garantir que você receberá o produto de uma empresa qualificada e que atenderá a sua necessidade. É importante entrar em contato com os potenciais fornecedores e pedir cotação de preço, bem como solicitar as especificações técnicas do produto.

Rafael conta:

No caso da Positivo, nós sempre nos propomos a enviar amostras. Na hora de fazer uma licitação, o cliente pode ter dúvida quanto ao tipo de máquina que serve para ele: uma mais parruda ou mais simples? Então, a Positivo sempre se prontifica a mandar equipamentos para ele testar e ver o que se adéqua melhor à sua necessidade. Esse é um diferencial nosso.

Não escolha só pelo preço

Para escolher o melhor fornecedor durante a licitação, não adianta você olhar para um fator isolado, seja ele o preço mais baixo, o equipamento de mais qualidade ou, mesmo, o melhor suporte técnico. O custo-benefício só será percebido se o conjunto de vantagens oferecidas realmente superar o valor pago por elas.

Sendo assim, um dos fatores que mais devem pesar nesse momento é a qualidade do atendimento. Afinal, ela viabilizará uma relação de confiança, o comprometimento da empresa e, é claro, um suporte impecável.

Quais os riscos de não fazer a escolha mais criteriosa na licitação de computador?

Dedicar um pouco mais de atenção ao momento da escolha do fornecedor pode tomar tempo, mas, com certeza, ajudará a evitar muitas dores de cabeça. A perda da produtividade é um dos primeiros indicadores que se manifestam quando se escolhe um fornecedor de maneira equivocada.

Isso, porque, com o tempo, um maquinário de baixa qualidade acaba demandando diversas manutenções, trabalha de forma lenta e exige mais atualizações. Para que ele se mantenha funcional, então, será preciso interromper o fluxo de trabalho para realizar o serviço de reparo e correções.

Em alguns casos, os computadores envelhecem rapidamente ou, pelas suas configurações, simplesmente se tornam ultrapassados. Em função disso, você pode acabar tendo que arcar com um alto custo para que a tecnologia adotada continue sendo funcional.

A licitação é um processo crucial para a escolha do fornecedor, o que não significa encontrar apenas o melhor preço, mas, também, as soluções que se encaixam de maneira adequada na demanda existente. Por isso, é preciso estar atento a cada um dos detalhes listados no decorrer deste material.

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