Por mais que as empresas não tenham acesso a uma bola de cristal, existem métodos que comprovadamente ajudam a prever e lidar com problemas. O principal deles se chama gestão de riscos, e ela precisa fazer parte da sua rotina.
Falar em riscos pode preocupar algumas lideranças. No entanto, é apenas a partir da análise deles que se pode preparar os seus processos para minimizar as chances de problemas de diversos tipos. Além disso, trata-se de algo que precisa ser contínuo.
Que tal aprender mais sobre isso? A seguir, você entenderá tudo o que precisa saber sobre gestão de riscos para implementar essa ideia em sua organização. Aproveite!
O que é gestão de riscos?
A gestão de riscos consiste em um processo de identificar, avaliar e controlar diferentes tipos de riscos aos quais uma empresa pode estar exposta. Esses podem ser financeiros, legais, estratégicos e de segurança de uma organização.
Se um imprevisto atinge a sua empresa sem que ela esteja preparada, as possibilidades são variáveis. O impacto disso pode ser pequeno ou catastrófico, com ramificações sérias que podem ir desde um prejuízo financeiro ou até mesmo o fechamento do seu negócio.
Afinal, diferentes tipos de problema podem surgir na sua organização a partir de inúmeros lugares. Por exemplo, é o caso de instabilidades financeiras, problemas com a lei, erros de estratégia, acidentes, desastres naturais, entre outros.
Uma abordagem de gestão de riscos que seja consistente, sistêmica e integrada aos processos da empresa pode ajudar a determinar a melhor forma de identificar, gerenciar e mitigar problemas significativos.
Como ela funciona?
Em sua essência, a gestão de riscos é é um sistema de pessoas, processos e tecnologia que permite que uma organização estabeleça objetivos alinhados com valores e riscos. Ou seja, uma análise de riscos bem-sucedida atinge objetivos legais, contratuais, financeiros, sociais, entre outros.
A seguir, conheça as três etapas importantes do processo de gestão de risco que demonstram cada particularidade do seu funcionamento.
1. Identificação
A primeira etapa de um processo de gestão de riscos envolve a identificação desse tipo de ameaça. Essa observação deve levar em conta todas as operações da empresa e sua força de trabalho.
Por exemplo, a identificação de risco pode incluir a avaliação de ameaças à segurança de TI, como malware e ransomware. Outra possibilidade envolve o risco de acidentes ao utilizar maquinário sem a devida manutenção que podem interromper as operações comerciais.
2. Análise e avaliação
Feita a identificação dos riscos, chega o estágio de analisá-los para compreendê-los adequadamente.
Esse passo envolve o cálculo da probabilidade de ocorrer um evento de risco e o resultado potencial de cada um deles. Ou seja, significa comparar a magnitude de cada risco e classificá-los de acordo com a proeminência e a consequência.
3. Mitigação e monitoramento
Ao ter visibilidade da importância de cada risco em função de suas consequências, você já tem as informações que precisa para iniciar o processo de mitigação e monitoramento.
Isso consiste em implementar os métodos necessários para reduzir as ameaças detectadas aos objetivos dos projetos da sua organização. A mitigação de riscos também inclui as ações implementadas para lidar com questões e efeitos dessas questões relacionadas às iniciativas da empresa.
Também faz parte dessa etapa um monitoramento constante da forma como a organização reage aos riscos após a implementação das novas estratégias. Esse é o momento de ajustar o que não der certo e reforçar o que gera resultados de qualidade.
Quais são as vantagens da gestão de riscos?
Ao olhar para os esforços necessários para a implementação de uma gestão de riscos na empresa, pode ficar a impressão de que se trata de trabalho demais para poucos benefícios. No entanto, as coisas não são bem assim.
A seguir, destacamos as principais vantagens que serão aproveitadas pela sua empresa ao adotar a gestão de riscos.
Melhor previsão de problemas
Um dos principais benefícios da gestão de riscos é que ela transforma a cultura da sua empresa em relação à maneira como ela lida com problemas. Organizações que adotam esse tipo de iniciativa tendem a ser mais proativas em comparação com as demais, que se veem limitadas a serem reativas.
Ou seja, a gestão de riscos ajuda a identificar potenciais problemas com objetividade em seus processos e trabalhar de maneira preventiva para que não causem danos significativos. Além disso, ajudam as equipes a lidar com esses riscos de forma inteligente caso saiam do controle.
Detecção fácil de iniciativas em apuros
O processo de gestão de riscos possibilita ter a visibilidade de iniciativas da organização que necessitam de atenção e os motivos para isso. Isso se combina muito bem com processos de gestão de projetos focados em otimização e produtividade.
Afinal, esse tipo de abordagem oferecerá o contexto mais nítido para entender o desempenho de um projeto e contribuir para quaisquer ajustes, revisões ou auditorias.
Menos suposições de orçamento
É comum que as lideranças da sua empresa tenham dificuldades em definir orçamentos de maneira objetiva? Isso pode ser altamente prejudicial para o uso inteligente dos recursos da organização, além de ser algo mitigado por uma boa gestão de riscos.
Esse processo ajudará a estabelecer os orçamentos de contingência da sua empresa, já que a identificação dos riscos auxilia a fazer estimativas com mais precisão e objetividade. Ou seja, será possível criar cenários para melhor identificar o que deve estar orçando em termos de tempo, recursos e dinheiro.
Diminuição das surpresas (desagradáveis)
Uma boa gestão de riscos possibilita que exista uma comunicação mais clara entre as expectativas dos projetos e os seus resultados. Qualquer problema em potencial é discutido antes que ocorram de fato, diminuindo consideravelmente a probabilidade de surpresas negativas.
Além disso, o bom entendimento dos riscos possibilita entender as melhores formas de agir diante de possíveis problemas. Dessa forma, a sua equipe ficará mais tranquila para lidar com as barreiras que surgirem sem que afetem negativamente as suas atividades.
Potencialização de crescimento
As empresas que se dedicam à gestão de riscos são obrigadas a estudar seus processos em profundos detalhes. Então, as lideranças ficam cientes de todas as coisas possíveis que podem dar errado.
Isso gera uma quantidade bastante produtiva de dados capazes de potencializar decisões de crescimento estratégico. Como consequência, a empresa poderá se desenvolver sempre pelo melhor caminho a ser trilhado.
Quais são as melhores formas de implementá-la?
Tendo em vista os benefícios que a gestão de riscos pode trazer para uma empresa, resta entender como implementá-la de forma efetiva em sua organização. Afinal, é preciso trabalhar com essa iniciativa da forma correta para aproveitar as suas vantagens, o que significa ter atenção aos seus pilares e processos.
A seguir, confira quais são as principais maneiras de implementar a gestão de riscos em sua empresa.
Monte uma equipe de gestão de riscos
Contar com profissionais dedicados à identificação e análise de riscos é um ótimo primeiro passo para integrar esse tipo de iniciativa à realidade da sua empresa.
Para isso, é importante contratar pessoas qualificadas para lidar com esse tipo de projeto. Você também pode recrutar gente que já integra o seu quadro de colaboradores caso mostrem afinidade com gestão de riscos.
Esse time não precisa ser grande; na verdade, o mais importante é que ele tenha autonomia suficiente para analisar todos os processos da empresa e ter suas análises consideradas pelas lideranças.
Analise os riscos dos seus processos
Como você provavelmente já esperava, uma boa gestão de riscos requer atenção constante à identificação e análise dos riscos aos quais ela está exposta.
Uma estratégia robusta pode ser conduzida de maneira manual ou com a ajuda da tecnologia. É preciso mapear todos os processos da sua organização e calcular os riscos associados a cada um deles. Trata-se de um exercício de imaginar cenários prováveis por ordem de probabilidade.
Esse é o momento de usar os números para classificar cada problema em potencial. Estabeleça uma nota que represente a combinação do cenário mais perigoso: alto risco e alta probabilidade.
Treine seus colaboradores
Tendo ou não uma equipe dedicada à gestão de riscos, é fundamental que todos os integrantes da sua organização estejam comprometidos com esse tipo de atividade.
Afinal, parte da eliminação dos riscos inclui o comprometimento e o preparo de sua força de trabalho para saber o que fazer quando um risco ou ameaça é detectada. Então, certifique-se de investir tempo e recursos no treinamento constante das suas equipes.
Discuta e revise riscos regularmente
Não basta implementar uma iniciativa de gestão de riscos e treinar seus colaboradores adequadamente, já que você também deve se envolver regularmente com eles para ver como essas mudanças podem ser aprimoradas.
Realize reuniões de troca de ideias, permita que seus colaboradores façam perguntas e deem feedbacks. Envolver as equipes também pode aumentar o envolvimento desses profissionais com as inciativas de gestão de riscos.
Analise seus resultados continuamente
Mesmo tendo implementado todos os passos até aqui, o seu trabalho não terminou. Na verdade, a gestão de riscos somente é eficaz quando ela é contínua.
Certifique-se de analisar os resultados das suas iniciativas para detectar as oportunidades de melhoria que estejam disponíveis. Evite ficar na inércia, já que é apenas por meio da adaptação que é possível aprimorar um processo como esse.
Quais ferramentas usar nesse processo?
A gestão de riscos tem grande importância na saúde de um negócio, mas não precisa ser conduzida totalmente de forma manual. Na verdade, existem diversas ferramentas ao seu alcance para otimizar esse processo ao torná-lo mais ágil e eficaz.
Que tal saber mais sobre isso? Veja a seguir quais são as melhores ferramentas para usar em um processo de gestão de riscos.
Análise SWOT
A análise SWOT envolve a mensuração das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças (strengths, weaknesses, opportunities e threats em inglês) de um projeto. Então, uma das premissas desse modelo é a identificação de riscos.
Em especial, é nas fraquezas e ameaças em que podem existir a maior concentração de riscos a serem considerados pela sua análise. É também a partir daí em que se pode extrair um grande volume de informações para nutrir a sua estratégia.
Análise de Causa Raiz (RCA)
Conhecer a causa raiz de um problema é capaz de revelar os diversos riscos existentes em seus projetos que exigem atenção. É por isso que vale a pena utilizar o modelo da Análise de Causa Raiz (RCA) em sua gestão de riscos.
A RCA costuma ser empregada após o surgimento de um problema para abordar as causas e não os sintomas. No entanto, pode ser aplicado à avaliação de riscos, passando pelos objetivos de qualquer análise de causa raiz para entender o que aconteceu.
Matriz de Riscos
Também conhecida como Matriz de Probabilidade e Impacto, essa ferramenta de gestão de riscos ajuda a priorizar os riscos com base no impacto que eles terão nas suas operações, além de servir de apoio para decidir a alocação de recursos.
Esse modelo une pontuações de probabilidade e de impacto dos riscos individuais. Depois de terminar os cálculos, os riscos são classificados com base em quão sérios eles são. Essa técnica ajuda a colocar os riscos no contexto do projeto e ajuda a criar planos para mitigá-los.
Os 5 Porquês
A técnica chamada de 5 Porquês se baseia na premissa de que se pode encontrar a raiz de diversos tipos de problemas ao pensar profundamente sobre os motivos por trás de cada justificativa. Depois de algumas rodadas (não precisam ser cinco), é possível enxergar causas que talvez nem tenham sido consideradas.
Ao detectar as raízes de problemas enfrentados pela empresa, também fica mais simples de planejar as iniciativas certas para corrigi-las e diminuir seus riscos.
What If
Outra ótima técnica de gestão de riscos se chama What If, ou “e se” em portugês. Ela consiste em reunir uma equipe profundamente familiarizada com cada projeto para levantar hipóteses relacionadas a riscos associados a eles.
Ao se perguntar a respeito de diversos “e se…?”, será possível identificar cenários até então não previstos. A partir daí, o time poderá desenvolver os melhores planos de contingência com foco em administrar esses riscos.
Seja a curto ou longo prazo, a gestão de riscos tende a gerar diversos benefícios para a empresa. Afinal, é um recurso que ajuda a prever e identificar potenciais problemas antes que se tornem graves, transformando-os em oportunidades para aprimorar os seus resultados. Então, considere acrescentar esse processo à rotina da sua organização.
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