Gerenciar uma equipe de TI da melhor maneira é uma responsabilidade que apresenta seus desafios, não é mesmo? Por isso, é importante encontrar métodos de trabalho assertivos para melhorar constantemente e se tornar cada vez mais competitivo no mercado.
É justamente esse o foco da metodologia Kanban. Você já ouviu falar sobre ela? O método foi criado pela Toyota na década de 1960 e, desde então, vem sendo aprimorado e implementado em diversas empresas de diferentes segmentos.
Mas como essa metodologia pode contribuir diretamente para o trabalho do seu time de TI? É isso que mostraremos neste artigo! Continue a leitura e saiba mais!
O que é Kanban?
A palavra vem do japonês e significa “cartão”. Esse método de trabalho consiste em organizar cartões, de preferência coloridos, em colunas em um quadro, que pode ser físico ou digital – a ideia é facilitar a visualização das tarefas. Serão definidas, pelo menos, as seguintes colunas:
- para fazer: as tarefas que a sua equipe tem a cumprir e ainda não começou;
- em execução: o que sua equipe está fazendo no momento;
- concluído: as atividades finalizadas por sua equipe.
Além dessas três colunas, você pode inserir outras que façam sentido para a equipe. O objetivo é gerenciar o fluxo de trabalho, definir a capacidade produtiva e equilibrar a quantidade de trabalho do seu time. Dessa forma, a metodologia Kanban torna seu processo de trabalho ágil e visual enquanto controla a sua produção.
Como essa metodologia beneficia a sua equipe de TI?
Além de ajudar na gestão do departamento, essa forma de organização pode contribuir para o trabalho de toda a sua equipe. Confira, a seguir, alguns benefícios da metodologia Kanban.
Melhora a produtividade
A metodologia tem como princípios a fácil visualização, a limitação da quantidade de tarefas, o foco no fluxo de trabalho e a melhoria constante. Quando seguidos à risca, esses princípios melhoram a dinâmica dos seus projetos e, como consequência, a sua equipe de TI melhora os processos e se torna mais produtiva.
Aumenta a disciplina
Em pouco tempo, você e sua equipe poderão ver os resultados positivos da metodologia Kanban. Nesse sentido, a resiliência será uma qualidade estimulada, tornando o time cada vez mais disciplinado e forte.
Assim, é possível criar uma cultura, propiciar uma nova mentalidade de trabalho para o setor, facilitar a transparência e aumentar a prontidão dos colaboradores para resolver os desafios.
Abrevia os ciclos de desenvolvimento
Ao ser aplicada, a metodologia otimiza o tempo em que as tarefas são concluídas. Dessa forma, os ciclos de desenvolvimento da sua empresa serão mais rápidos e sempre estarão em constante evolução, gerando um processo de melhoria contínua.
Como implementar a metodologia Kanban
Para a implementar essa metodologia no seu departamento de TI, é preciso considerar alguns pontos. A seguir, listamos algumas ações necessárias nesse processo.
Pense na sua equipe
Fazer mudanças bruscas demais pode fazer com que o seu time crie uma resistência ao que será feito. Pensando nisso, prepare a sua equipe, ofereça os recursos necessários e dê tempo para que todos entendam como funciona esse método de trabalho e quais são os conceitos e princípios do Kanban.
Lembre-se de que essa metodologia aumenta a transparência da equipe e uma das consequências disso é a exposição de quem é produtivo e improdutivo no departamento. Também por isso, os colaboradores podem se sentir receosos.
Para contornar essa situação, é preciso que todos entendam como o Kanban pode ajudar a equipe. Nesse momento, cabe ao gestor mostrar quais serão os benefícios de implementar o método.
Mapeie o fluxo de trabalho atual
Uma coisa essencial a ser feita é entender como as tarefas são executadas no seu departamento. Por isso, reveja cada etapa do seu processo e tenha bem definido como é o funcionamento de cada uma.
Desse modo, fica mais fácil organizar cada atividade, atribuir os responsáveis por elas e definir o fluxo de trabalho. O modo mais comum de fazer esse mapeamento é seguindo estes passos:
- criar um backlog – lugar onde ficarão listadas todas as tarefas, independentemente da ordem de prioridade, responsável ou tipo de serviço;
- organizar um espaço para o que deve ser feito no dia, definir as prioridades e classificar os tipos de tarefas;
- estipular o tempo máximo para a execução de cada tipo de tarefa;
- organizar um espaço para inserir as tarefas que estão sendo executadas no momento ou que estão com algo pendente;
- anotar tudo o que já foi feito – isso é bom para manter ou aumentar a motivação da sua equipe.
Existem outras etapas que podem ser adicionadas ao seu fluxo de trabalho, o que varia de acordo com as especificidades do seu time. A melhor parte do Kanban é justamente esta: tudo pode ser melhorado, incluindo a maneira que você opta por usar essa metodologia.
Defina o tipo de quadro
Você pode usar um quadro em modo digital, como uma planilha, ou ter um quadro físico e usar cartões (que podem ser post-its) para fazer as anotações. Depois de definir qual dessas opções será melhor, é preciso começar a organizá-lo. Para isso, coloque tudo o que precisa ser feito primeiro na parte superior.
Separe o quadro em categorias, o que ajuda a manter a ordem de prioridade, e lembre-se de sempre manter as prioridades sob controle, além de fazer ajustes sempre que for necessário. O mais importante é que ele seja visível tanto para você quanto para a sua equipe, para que todos possam ver as atividades e se manter motivados.
Meça e defina pontos de melhoria
A partir do momento em que seu projeto está progredindo, fica mais fácil entender em que pontos ele pode ser melhorado. Pensando nisso, estabeleça métricas importantes para o seu departamento, como o tempo de resposta aos chamados. Isso contribui para que você encontre com ainda mais facilidade o que pode ser melhorado e os resultados positivos servem de motivação para toda a sua equipe.
Viu como a metodologia Kanban pode ajudar a sua equipe de TI? Então, que tal colocar nossas dicas em prática e começar a implementá-la desde já? Aproveite para a aprender como organizar uma estação de trabalho produtiva aos colaboradores!
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