O tempo do microgerenciamento já passou. Atualmente, a gestão de equipes é muito mais cuidadosa, especialmente porque seu valor para um negócio é altamente reconhecido. Mas como alcançar o patamar mais alto de benefícios e garantir uma administração eficiente e qualificada na TI?
Apesar de esse setor ser bastante voltado aos aspectos tecnológicos — afinal, esse é o foco principal —, a verdade é que o fator humano se torna cada vez mais relevante. Essa mudança acontece porque é a partir da gestão de pessoas que o Chief Information Officer (CIO) pode assegurar o melhor resultado possível para a equipe. Assim, também contribui para o alcance dos objetivos estratégicos definidos pela organização.
Diante da importância desse assunto, neste artigo vamos mostrar quais são os fatores e aspectos essenciais para gerenciar os colaboradores. Então, vamos lá?
O que é gestão de equipes?
A ideia dessa abordagem é aproveitar, ao máximo, o potencial dos recursos humanos para obter o melhor resultado possível.
Tradicionalmente parte das atividades do setor de Recursos Humanos, o gerenciamento das equipes agora é responsabilidade de toda a empresa. Por isso, as organizações vêm dedicando parte do seu orçamento para essa ação, que visa à formação de líderes internos que consigam manter o engajamento e elevar as produtividades coletiva e individual.
Essa quebra de paradigma foi necessária para garantir o alinhamento de esforços em prol dos objetivos delineados pelo negócio.
Entre as consequências positivas, estão o aumento da satisfação dos clientes, a conquista de vantagem competitiva e a elevação da produtividade. Os colaboradores tendem a ficar mais felizes com seu trabalho e a conseguir alinhar seus objetivos pessoais aos da empresa. No entanto, nem tudo são “flores”. Também existem obstáculos a superar.
Quais são os principais desafios da implementação da gestão de equipes?
A definição de qual caminho seguir na hora de gerenciar bem uma equipe pode ser difícil. A eficácia e a produtividade nessa atividade dependem, entre outros fatores, da compreensão do estágio em que sua empresa está.
Para identificar essa questão, questione-se sobre alguns pontos importantes, como os listados abaixo.
- Os integrantes da equipe expressam suas opiniões abertamente?
- As reuniões realizadas são produtivas e convincentes?
- A equipe toma decisões rapidamente e evita ter dificuldades no consenso?
- Os colaboradores confrontam suas opiniões?
- Os indivíduos sacrificam seus interesses pessoais em prol do bem comum?
Se você respondeu “não” para alguma das perguntas, é bem provável que você tenha um desafio pela frente. A reversão desse cenário passa pela derrubada de alguns pontos problemáticos. Veja a seguir quais são eles.
Falta de comprometimento por parte do gestor e da equipe
Essa situação pode ocorrer quando os membros da equipe deixam de expor suas opiniões e o gestor também ignora esse fato. As decisões, que deveriam ser tomadas em conjunto, passam a ser isoladas. Tudo isso abre margem para um ambiente de trabalho ambíguo e sem um estabelecimento claro de funções.
Medo de conflitos
As equipes não se sentem confiantes e, por isso, optam por aceitar o que é dito sem fazer uma discussão apropriada de assuntos relevantes. Os debates, por vezes, se tornam velados, sem entusiasmo e com comentários mecanizados. O principal impacto negativo é a eliminação de ideias de melhoria para a produção e os processos internos.
Ausência de confiança
Os indivíduos não querem se mostrar vulneráveis aos colegas e, com isso, evitam deixar à mostra suas fraquezas e seus erros. A equipe fica desconfortável, porque ninguém tem coragem de dizer o que pensa. Com isso, a base da confiança é inexistente ou fica bastante frágil.
Perda de responsabilidade
A falta de comprometimento da equipe impacta na execução de um plano de ação delineado. Até mesmo os profissionais mais focados deixam de convocar os colegas e indicar ações e comportamentos improdutivos.
Desatenção com os resultados
Essa situação é derivada, entre outras coisas, da colocação dos objetivos individuais — como desenvolvimento da carreira ou reconhecimento pessoal — acima dos coletivos. Isso pode fazer com que a produtividade diminua e os problemas fiquem mais visíveis. É aí que surge a importância de o gestor desenvolver a equipe e incentivar os profissionais, seguindo as dicas que apresentaremos neste artigo.
Qual deve ser o perfil do gestor?
Ser um líder é difícil, ainda mais quando o setor é a área de TI. Com as novas tecnologias e inovações disruptivas proporcionadas pela transformação digital, os desafios do CIO são enormes.
Atualmente, o CIO tem um cargo gerencial e estratégico, que ultrapassa os limites antigos da tecnicidade. Esse profissional precisa ter uma visão ampla do negócio e conhecer o mercado de trabalho em que atua. Assim, ele pode identificar como os recursos tecnológicos podem influenciar no trabalho.
Mais do que isso, esse profissional tem a obrigação de:
- alinhar metodologias à estratégia organizacional, especialmente as já consolidadas, como Design Thinking, DevOps e metodologias ágeis;
- atentar à evolução tecnológica e mensurar seu impacto, a fim de modernizar a infraestrutura e selecionar equipamentos modernos;
- observar as tendências do setor e analisar seus resultados por meio de coleta, organização, análise e monitoramento de dados, ações que podem ser garantidas por uma ferramenta de Business Intelligence (BI).
Considerando esses desafios, quais são as características necessárias ao perfil do gestor? As principais são as que listamos abaixo.
Automotivação
Ser capaz de demonstrar paixão pelo que faz e vontade de trabalho é um dos requisitos essenciais para um gestor. Mas esse sentimento deve ser verdadeiro, não forjado, e ir além do simples recebimento do salário no final do mês.
O gestor também deve ser otimista, mesmo nos momentos mais difíceis. A ideia é mostrar comprometimento com a organização, para que, assim, a equipe também se sinta motivada e fortaleça seu engajamento.
Capacidade de dar e receber feedbacks
Repassar pontos positivos e negativos de cada indivíduo é essencial para ajustar o que é necessário e aprimorar os processos. A ideia é fornecer avaliações e comentários que permitam aos profissionais saber o que deve ser mudado em seu comportamento.
Lembre-se também de oferecer elogios e manter uma comunicação transparente e aberta. Dessa forma, você demonstra que o trabalho do colaborador é valorizado e importante para o desenvolvimento da organização.
Perceba que o feedback é um canal de relacionamento importante, que visa ao aprendizado e ao aprimoramento do trabalho, tanto do colaborador quanto do próprio gestor.
Proatividade
A proatividade passa por mais do que correr atrás de uma promoção ou de um aumento salarial, por exemplo. Na realidade, o que se busca são novas informações e oportunidades. Ser um bom gestor significa agir antes mesmo de haver alguma cobrança e saber tomar decisões quando preciso.
Com essa postura, o gestor consegue ser mais eficiente e incentiva os colaboradores a produzirem mais. Seu comportamento é de enfrentar desafios, solucionar problemas e engajar as pessoas. Deseja ter uma visão estratégica e crescer profissionalmente por meio do aprendizado constante.
Maturidade profissional
Estar comprometido com a equipe, o sucesso dos projetos e os valores da organização é fundamental para o gestor. Esses elementos devem estar incorporados ao seu dia a dia e ao ambiente de trabalho. Porém, para lidar com essas questões, é necessário ter maturidade e saber regular suas emoções.
Dessa maneira, fica mais difícil cair em armadilhas emocionais ou perder a estabilidade psicológica, mesmo em situações adversas. Essa competência também é importante para solucionar conflitos e participar de projetos complexos.
Aptidão para planejamento
Ser capaz de admitir novos colaboradores, gerenciar indivíduos e solucionar conflitos internos também é uma habilidade que o gestor deve ter. Seu papel é ser um intermediador para que o planejamento e a estratégia de negócios resultem na ação desejada. Por isso, o plano traçado deve ser encarado como uma atividade gradativa, contínua e responsável.
Como aumentar a produtividade da equipe?
Essa é a resposta que todos os gestores querem obter. Afinal, a busca pela produtividade é contínua e tem como propósito aprimorar os processos internos e garantir os melhores resultados.
A questão é: quais ações levam ao aumento da produtividade? Confira as dicas que preparamos!
Compartilhe informações para manter a equipe motivada
A produtividade está diretamente relacionada ao engajamento, que, por sua vez, tem a ver com a motivação dos profissionais. Cabe ao gestor mostrar que eles são importantes para o negócio por meio do compartilhamento de informações, conquistas e novidades e da demonstração de como aquele trabalho contribui para o sucesso da empresa.
Estabeleça uma comunicação mais efetiva
A falta de comunicação na gestão das equipes torna o trabalho ineficiente em alguns pontos: as informações deixam de ser compartilhadas e o colaborador desconhece como sua função contribui para as necessidades da equipe.
Além disso, a ausência de diálogo tende a gerar retrabalho, situação que resulta em perda de recursos e produtividade. Por isso, invista em reuniões objetivas e frequentes e em uma plataforma de comunicação acessível para que todos possam colaborar com ideias e sugestões.
Alinhe a gestão de equipes à de tarefas
Os profissionais precisam saber o que os outros colaboradores estão fazendo e qual é o status de cada atividade. A ideia é que todos compreendam o que falta para atingir as metas e oferecer ajuda quando necessário. Para o gestor, essa é a oportunidade de acompanhar todas as tarefas e os processos.
O método Kanban é uma boa opção de metodologia, independentemente de a aplicação ser feita por meio de um painel físico ou por um aplicativo de gerenciamento de atividades.
Gerencie o tempo
Um problema muito comum nas empresas é o atraso nas entregas. Essa situação tende a ser derivada da sobrecarga de trabalho, que leva ao estresse e à desmotivação. Utilizar os métodos ágeis para dividir os blocos de atuação em sprints é uma boa alternativa, porque fica mais fácil gerenciá-los e obter melhores resultados.
No entanto, não é somente a produtividade que precisa ser analisada. A resolução de conflitos é outra questão que merece atenção quando o assunto é saber gerenciar equipes.
Como resolver conflitos?
As pessoas enfrentam e criam conflitos quase que diariamente — e, às vezes, nem percebem que isso acontece. No entanto, no ambiente corporativo, os embates podem prejudicar significativamente o clima organizacional e o andamento dos trabalhos, especialmente quando o método usado é o da entrega contínua.
No caso da equipe de TI, a existência de conflitos é ainda mais evidente, porque essa área tende a ficar sem conexão com o restante da companhia. O resultado? Por mais que encontrem novas tecnologias e estejam atentos às inovações, nem sempre atendem às demandas internas do negócio, o que pode ocasionar conflitos.
Para evitar esses empecilhos, é possível adotar algumas posturas, como as que apresentaremos em seguida.
Institua um product owner
O product owner — ou gestor de produto — é o profissional responsável por todos os aspectos do software: dos objetivos estratégicos aos detalhes que determinam a experiência do usuário. Por isso, o product owner deve fazer a conexão entre a estratégia organizacional e os problemas dos clientes.
A ideia do gestor de produto surgiu a partir da metodologia DevOps, que visa a uma maior agilidade no desenvolvimento de softwares e à integração entre os desenvolvedores e os outros profissionais de TI. No cenário de conflitos, cabe a esse especialista amenizar as situações negativas e garantir a relação entre as diferentes áreas.
Tenha um perfil conciliador
O lado humano é essencial para enfrentar conflitos. Mais que utilizar ferramentas de gestão, é preciso adotar uma postura de liderança, que passa por algumas atitudes simples, como:
- dê o exemplo;
- seja tolerante e empático;
- ouça os dois lados da história e tome uma decisão somente depois disso.
Adote uma ferramenta de comunicação
Um canal específico para se comunicar com a equipe é essencial para impedir a existência de ruídos, que levam à má comunicação interna. Você pode utilizar alguns canais informais, como WhatsApp e outros aplicativos, mas contar com uma ferramenta que também auxilie na gestão do projeto é uma alternativa interessante: ela centraliza as mensagens em apenas um local e contribui para estruturar o compartilhamento de ideias.
Após seguir as dicas que apresentamos até aqui, é provável que esteja preparado para dar o próximo passo ao gerir sua equipe.
Como unir transformação digital e gestão de equipes?
O setor de TI está constantemente em busca da inovação, palavra-chave para o sucesso. O gestor é altamente responsável por essa iniciativa, porque é o exemplo da equipe e precisa ter uma atuação estratégica.
Diante desse contexto, ser um líder de transformação digital requer a revisão do propósito para criar novos modelos de atuação. A tecnologia deve ser utilizada junto à criatividade para garantir o crescimento dos negócios e da competitividade.
É assim que se alcança a reinvenção dos processos internos, cada vez mais digitais. Também é dessa maneira que se assegura a disrupção, essencial para o surgimento de novas ideias e produtos ou serviços inovadores.
Para garantir uma boa união entre transformação digital e gestão de equipes, é preciso colocar estes pilares em prática.
Tecnologias para gestão de pessoas
O uso de novas tecnologias modificou o gerenciamento das equipes. Entre elas, recursos como inteligência artificial, cloud computing e machine learning. Algumas de suas vantagens são automatizar os processos e favorecer a produtividade. Os gestores também conseguem estabelecer metas mais factíveis, compartilhar informações e fornecer feedbacks sempre que necessário.
Outros benefícios conquistados são:
- armazenamento seguro dos dados;
- aumento da velocidade das operações pelo compartilhamento em nuvem;
- trabalho remoto, inclusive entrevistas e reuniões por videoconferência;
- melhoria da gestão do tempo;
- eficiência na estruturação de processos internos.
Habilidades de gestão no ambiente digital
O gestor precisa ter uma abordagem multidisciplinar e estabelecer uma comunicação eficiente com os stakeholders. Com a ajuda da tecnologia, é preciso implementar canais de contato efetivos, assim como saber lidar com as adversidades e considerar as características individuais de cada colaborador.
Gerenciamento remoto de colaboradores
O home office é cada vez mais popular no mundo corporativo e uma alternativa para reduzir custos e manter a qualidade do serviço. Para assegurar o máximo de eficiência, é preciso:
- ter uma metodologia de trabalho específica;
- contar com um programa de gestão remota;
- adotar uma ferramenta de comunicação;
- fazer reports diários;
- confirmar os valores da organização para que todos estejam alinhados.
Liderança dos millennials
Millennial — a geração que nasceu entre os anos de 1981 e 1997 — é o foco das empresas agora, mas é importante saber que esse grupo tem interesses que vão além da remuneração. De acordo com o estudo Millennial Careers: 2020 Vision, da ManpowerGroup, há cinco prioridades para essas pessoas na hora de escolher um emprego:
- salário: 92%;
- segurança: 87%;
- tempo livre e férias: 86%;
- pessoas interessantes: 80%;
- flexibilidade de horário: 79%.
Saber trabalhar esses quesitos é importante para garantir que os colaboradores se sintam valorizados e motivados. Esse também é um pré-requisito para assegurar a adaptação da companhia em meio à transformação digital, já que ideias inovadoras surgem e os processos se reinventam.
Quais são as 10 principais dicas para fazer uma boa gestão de equipes?
As sugestões repassadas até aqui indicam boas práticas que devem ser seguidas para gerenciar bem sua equipe. Porém, alcançar a excelência exige mais. Existem algumas recomendações extras que contribuem para chegar ao sucesso. Quer saber quais são elas? Então confira!
1. Trabalhe a governança e a gestão de TI
O objetivo da governança é garantir que todos os recursos são utilizados de maneira eficaz, a fim de que a empresa atinja seus objetivos. O ideal é fortalecer a gestão e elaborar um planejamento que considere a capacidade do setor. A partir dessa prática, você consegue identificar e reduzir os riscos, acompanhar a performance do time e gerenciar os prazos para garantir as entregas.
2. Organize os processos internos
A ideia é otimizar as atividades para eliminar desperdícios, retrabalhos e falhas. Para chegar a esse patamar, mapeie as tarefas rotineiras e elimine os processos desnecessários e que agregam pouco ou nenhum valor. Opte por fluxos que valorizam a tomada de decisão estratégica, assim como tecnologias e equipamentos que os simplifiquem.
3. Atente aos prazos
O cumprimento de prazos é uma das principais responsabilidades e também um dos maiores desafios. O problema, nesse caso, pode estar relacionado ao planejamento pouco detalhado e à alocação inadequada dos colaboradores. É imprescindível que o gestor seja cuidadoso com essas questões para garantir que os prazos de entrega sejam cumpridos, entre outras razões, devido ao bom andamento das atividades.
4. Estabeleça metas de produtividade
Os profissionais são movidos por desafios, e as metas são uma boa maneira de incentivá-los. Porém, elas precisam ser passíveis de serem alcançadas para evitar a desmotivação. Também é preciso cobrar os resultados periodicamente e estar disposto a solucionar problemas quando surgirem.
5. Monitore as horas extras
As equipes de TI podem fazer muitas horas extras, principalmente quando o projeto é estratégico para a empresa. Porém, isso pode levar a uma sobrecarga de trabalho, o que possivelmente afetará a produtividade, a qualidade dos produtos e serviços e também o engajamento dos colaboradores.
O ideal é cumprir o que a legislação trabalhista determina, ou seja, duas horas extras diárias, no máximo, que exigem compensação posterior. Verifique, ainda, sinais de cansaço e faça uma escala de folgas que favoreça os profissionais sem prejudicar o negócio.
6. Monte uma equipe multidisciplinar
O desenvolvimento de projetos é fortalecido com pessoas que têm perfis diferentes. A partir de diferentes experiências, conhecimentos e bagagens culturais e profissionais, o trabalho é enriquecido e ideias inovadoras podem surgir a qualquer momento.
7. Analise a capacidade de inovação
A inovação é o segredo para o sucesso e o alcance de um diferencial competitivo. Os profissionais devem ser criativos e saber combinar recursos de TI para criar novas soluções. Verifique essa questão no momento de selecionar um novo colaborador. Meça a habilidade dos candidatos por meio de raciocínio e solução de desafios.
8. Observe a visão sistêmica dos profissionais
Os colaboradores devem enxergar a si mesmos como um sistema interdependente. Eles devem compreender que os processos internos estão relacionados e estruturados na organização e que, somente dessa forma, há o fortalecimento da companhia.
O gestor deve verificar essa capacidade e garantir que todos os profissionais da equipe a tenham. Assim, a definição de estratégias é facilitada e todos os setores são beneficiados. Da mesma maneira, os gargalos ou processos em setores específicos que podem prejudicar os fluxos de trabalho podem ser detectados e solucionados.
9. Avalie a visão estratégica
O gestor e também o restante da equipe devem ter essa visão sistêmica, porque ela favorece a participação ativa nos processos decisórios e delimitações de estratégias de curto, médio e longo prazos. É dessa maneira que se efetiva uma TI estratégica e alinhada aos objetivos do negócio.
Os profissionais que têm essa visão também são capazes de contribuir com ideias vantajosas para a empresa, que ajudem a reduzir custos, melhorar a eficiência e aprimorar o atendimento ao público. Em suma, há maior capacidade de encontrar oportunidades.
10. Trabalhe com infraestrutura e ferramentas adequadas
A equipe de TI terá seu trabalho potencializado se contar com infraestrutura e ferramentas apropriadas. É importante fornecer os recursos necessários, inclusive hardwares, equipamentos de qualidade, materiais de escritório e softwares adequados às demandas organizacionais.
Como é possível perceber, a gestão de equipes é uma prática que envolve diferentes fatores. Além de gestor e colaboradores com perfis adequados, é preciso contar com as tecnologias certas para executar um gerenciamento eficiente.
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