Implementar novas tecnologias no setor público é fundamental para alcançar ganhos em produtividade e aumento da qualidade dos serviços prestados. Mas para isso é fundamental fazer um planejamento estratégico de TI, a fim de tomar as melhores decisões.
Esse planejamento ajuda a entender as necessidades da repartição e evita gastos excessivos. Dessa forma, conseguimos enxugar o orçamento, mas investindo em recursos tecnológicos que vão atender a demanda das rotinas e processos.
Para entendermos melhor a importância de planejar a TI na administração pública, conversamos com Rafael Leandro Santos, Gerente Comercial de Governo da Positivo, para reunir neste artigo todas as informações que você precisa sobre esse assunto. Continue lendo!
O que é planejamento estratégico no setor de TI?
O planejamento estratégico de TI consiste nas considerações feitas antes de iniciar a aquisição ou a locação de equipamentos, para modernizar o parque tecnológico de uma determinada empresa ou instituição.
Trazendo para a administração pública, durante esse planejamento são levantadas informações para entender as necessidades da repartição que passará pelas mudanças. A ideia também é definir de que maneira a implementação das tecnologias vai acontecer.
Ou seja, é uma estratégia que visa um investimento mais inteligente, de modo que seja possível economizar recursos e utilizar tecnologias modernas, além de trazer as soluções ideais para a demanda.
Quais são os benefícios do planejamento estratégico de TI?
Uma pessoa que deseja investir em um automóvel não escolhe qualquer modelo. Ela analisa o seu próprio orçamento e, dentro daquele valor, procura as alternativas de veículo que atendem ao tipo de uso que fará dele. É uma forma de se planejar para comprar o carro certo.
O planejamento estratégico de TI tem o mesmo objetivo, de buscar dentro das possibilidades e da necessidade do órgão público aquilo que melhor lhe atenda. Não são feitos investimentos aleatórios ou com base em achismo, mas em uma análise real.
Por isso, um dos benefícios que se consegue alcançar é a otimização de recursos. De acordo com Rafael, quando é feito o planejamento estratégico de TI é possível destinar o investimento de uma forma que o custo inicial não seja tão alto.
Ele explica que a Positivo aconselha seus clientes a fazerem a atualização do parque de uma forma gradativa. Em um exemplo dado pelo especialista, uma empresa que precisa adquirir 10.000 máquinas poderia realizar atualizações anuais de apenas 2.500 delas.
“O benefício desse planejamento é não ter o custo elevado de atualizar todo o parque de uma única vez. Ele vai ter sempre um planejamento anual”, explica Rafael. Com isso, é possível manter as máquinas novas sem um orçamento muito alto.
Outro benefício que pode ser apontado é a agilidade que será alcançada nos processos. Ela acontece, primeiro, porque ao fazer o planejamento estratégico de TI definimos o melhor momento para que ele aconteça, a fim de evitar interrupções dos serviços ou morosidade.
Como mantemos as máquinas atualizadas, os servidores utilizam tecnologias modernas que promovem ganho de produtividade. Isso sem falar que é possível adotar sistemas que vão conectar todos esses equipamentos, mantendo a comunicação centralizada. Isso agiliza ainda mais as rotinas, eliminando burocracias e etapas demoradas.
Quais são as melhores práticas?
O planejamento estratégico de TI, de acordo com Rafael, começa com a definição do orçamento que será disponibilizado. “Desse orçamento disponível, qual vai ser em forma de investimento? Seria para a aquisição de equipamentos, ou ele vai ter uma origem de custeio, para locação de equipamento?”.
Outra prática muito importante é entender quais são as necessidades daquela repartição. Afinal, existem diferentes tipos de tecnologias e equipamentos, então, é preciso entender a demanda para buscar as soluções que melhor atendam.
“É mapear dentro da superfície, junto aos clientes internos, qual é o perfil de utilização. Se é o usuário que necessita de um notebook básico, ou mais avançado para mexer com documentos; se um desktop simples para algumas rotinas, algo mais avançado”, explica Rafael.
Como explicamos no tópico anterior, outra prática recomendada pelo Gerente Comercial da Positivo é fazer a troca gradativa das máquinas. O objetivo é evitar um grande impacto financeiro, além de ter sempre à disposição novas tecnologias.
Sobre isso, Rafael reforça que a troca gradativa “vai manter um parque atualizado. [O cliente] vai estar sempre atuando com a última tecnologia disponível no mercado, pelo menos para parte do lote”.
Assim, para fazer um bom planejamento estratégico de TI na administração pública, primeiro é preciso definir se o orçamento será para aquisição ou para locação; depois, devem ser analisadas as necessidades reais; em seguida, fazer a troca gradativa para minimizar possíveis impactos.
Outra questão apontada por Rafael é com relação às mudanças de demanda, que podem alterar a atuação no futuro. Considerá-las para fazer o planejamento estratégico de TI é muito importante para conseguir atender a essa nova realidade.
Em tempos de pandemia, conforme conta Rafael, tivemos um aumento do trabalho remoto. A alternativa de trabalho, então, seria a utilização de notebooks, mini PCs, e ainda a necessidade de um suporte técnico atendendo cada colaborador onde ele está.
Como os equipamentos promovem valor para o setor?
Em termos gerais, a implementação de tecnologias no setor público é fundamental para alcançar melhores resultados. Elas vão modernizar o trabalho e o atendimento oferecido, facilitando a atuação dos profissionais.
Como dito, os processos se tornam mais ágeis, os dados ficam centralizados, e também é possível garantir a segurança da informação; neste último caso, principalmente quando mantemos a atualização do parque de TI.
Os processos, antes realizados de forma manual e por meio de registros em papel, se tornam digitalizados. Algumas operações podem ser automatizadas, e com as máquinas adequadas para processos mais robustos, temos a otimização de tempo, com uma melhor performance delas.
Em resumo, o setor público se torna mais eficiente ao fazer investimentos inteligentes baseados em um bom planejamento estratégico de TI. A modernização desse serviço básico é fundamental para prestar um melhor atendimento.
Como a Positivo pode auxiliar nessa jornada no setor público?
Mais um aspecto que precisa ser incluso no planejamento estratégico de TI é a escolha da empresa fornecedora dos equipamentos e dos serviços. Isso deve ser muito bem pensado porque vai impactar diferentes aspectos, como:
- valor do investimento;
- tipo de serviço oferecido;
- tecnologia disponível;
- suporte técnico.
O custo-benefício precisa ser calculado para encontrar o melhor fornecedor. Inclusive, ele precisa disponibilizar uma equipe multidisciplinar para dar suporte em diferentes momentos, como na análise inicial das necessidades, na implementação das máquinas e soluções, na manutenção delas e no atendimento em casos de problemas ou dúvidas.
“A Positivo tem as mais variadas funções, então, ela entrega para o mercado soluções com custos-benefícios excelentes. Sempre atuamos com as últimas plataformas de soluções, assim como outras empresas, multinacionais”, explica Rafael.
Além disso, a Positivo está sempre à disposição dos clientes. Rafael conta, por exemplo, que durante o período de pandemia a empresa inovou, fazendo atendimento técnico também para os usuários que estavam trabalhando em sistema home office. Isso sem nenhum custo adicional para os clientes.
É fato que implementar a tecnologia no setor público é indispensável para atualizar e modernizar os serviços oferecidos. Porém, para que essa mudança seja realmente benéfica, é fundamental fazer o planejamento estratégico de TI, a fim de otimizar recursos e, ao mesmo tempo, atender da melhor forma a demanda.
Conheça as soluções que a Positivo tem à sua disposição! Entre em contato conosco para descobrir qual delas atende melhor às suas necessidades!