Principais vantagens do outsourcing de TI

O outsourcing, ou a terceirização, é uma estratégia muito útil para as empresas, já que representa menos custos e menor complexidade para a equipe interna. Quando aplicado de forma inteligente, com a gestão focada em segurança e em enfrentar os desafios, pode agregar inúmeras vantagens para vários setores.

Em suma, terceirizar é liberar o time interno de certas demandas. Se a equipe está mais livre, pode focar em outras questões. De certa forma, portanto, é como contar com automação de processos. Contudo, existem alguns desafios associados com a gestão do time que está descentralizado e a equipe da outra empresa que cuida das questões.

Neste artigo, apresentaremos algumas das principais vantagens do outsourcing de TI. Quer saber mais sobre o assunto? Então é só continuar a leitura!

O que significa outsourcing de TI?

Afinal, o que é outsourcing de TI? É uma estratégia que consiste em terceirizar algumas tarefas da empresa, ou seja, delegar certas funções para outras empresas associadas. Trata-se da contratação de parceiros para cuidar de quesitos estratégicos e específicos.

Geralmente, a grande vantagem de contratar outsourcing é desfrutar da expertise de uma empresa que já trabalha especificamente com aquele tema. Por exemplo, no caso da TI, a empresa pode contratar uma parceira que ajuda a implementar serviços na nuvem ou que ajuda a prover máquinas para solucionar demandas do dia a dia.

Nesse sentido, a própria empresa não precisa se preocupar com isso. Afinal, ela deve confiar nas ideias e proposições da companhia terceirizada.

Na área de tecnologia, é o processo de contratar soluções e serviços que podem ser otimizados por meio do outsourcing de TI prontos que ajudam a gerenciar questões tecnológicas e paradigmas que influenciam a rotina ativamente.

Um exemplo disso é a contratação de uma companhia parceira para gerir a infraestrutura de TI da organização. Diante de toda a complexidade, contar com o apoio de uma especializada é imprescindível e pode ajudar bastante, reduzindo tempo, custos e muito mais.

Também podemos mencionar o outsourcing para atender a novos modelos de trabalho, como o remoto. Outro exemplo bom é a locação de equipamentos para órgãos públicos. Nesse caso, a personalização é a chave para que a parceria realmente dê certo.

Quais são as vantagens do outsourcing de TI?

Para entender as vantagens do outsourcing do setor de TI, basta lembrar as dificuldades que as empresas geralmente encontram para gerenciar o seu parque. Afinal, é necessário fazer constantes atualizações e investimentos para dispor de equipamentos modernos.

Muitas organizações costumam trabalhar com um parque defasado, o que prejudica os seus processos e a produtividade de um modo geral, além de ameaçar a segurança de dados e informações. Nesse caso, é preferível contar com a parceria de uma empresa especializada no assunto para cuidar dessa responsabilidade.

Conversamos com Rafael Campos de Oliveira, Head do Positivo As a Service, para que ele explicasse melhor quais são as vantagens de trabalhar com a terceirização desse setor. Continue a leitura e entenda por que essa pode ser a melhor solução para o seu negócio!

1. Relação custo-benefício

Uma das principais vantagens do outsourcing para empresas é a relação custo-benefício que elas conseguem alcançar. Isso porque essa parceria reduz de forma significativa os investimentos que a organização precisa fazer em equipamentos para o parque de TI.

Considere que a aquisição, no varejo, de apenas um computador, custe em torno de R$ 3.000. Assim, uma empresa que precisa comprar cem, mil ou mais máquinas deveria dispor de um capital muito alto para isso, muitas vezes na casa dos milhões.

Nem sempre é possível fazer esse grande investimento e ele se torna ainda mais inviável se considerarmos que a vida útil dos equipamentos é curta. Portanto, é mais vantajoso pagar valores reduzidos por mês para que o parque fique sob responsabilidade de uma empresa especializada em tecnologia, equipado com máquinas de locação.

2. Apoio do suporte especializado

É importante entender que, para desfrutar das vantagens do outsourcing, é fundamental fazer parceria com uma empresa bem estruturada, séria e experiente. Desse modo, receberá total apoio de um suporte especializado, que oferece atendimento 24 horas por dia e todos os dias da semana.

Além de canais de atendimento, as boas empresas disponibilizam profissionais para fazerem visitas técnicas, com o objetivo de solucionar de forma direta o problema do seu cliente. Considere que, muitas vezes, podem surgir dúvidas e problemas no parque de TI e poder contar com esse suporte é essencial para garantir a produtividade da empresa.

3. Segurança de dados e informações

Muitas organizações ainda utilizam equipamentos e sistemas operacionais antigos. Isso se dá em função da dificuldade para fazer novos investimentos. No entanto, conforme o Rafael alertou, os sistemas antigos já não recebem mais suporte das desenvolvedoras, assim, a segurança de dados fica comprometida.

Há uma facilidade maior para invasões e ataques cibernéticos, com risco de vazamento de informações confidenciais. Então, é melhor optar pelo outsourcing para manter as atualizações do parque e garantir que a empresa esteja protegida.

Além disso, Rafael alerta para a necessidade de adequação das empresas às novas regras de segurança em função da entrada em vigor da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais). Mais uma vez, vemos a importância de atualizar o setor de TI em todas as organizações.

4. Aumento da produtividade

Cada empresa apresenta uma necessidade diferente em relação ao seu parque de TI, o que aponta para outra das vantagens do outsourcing. Antes da implementação do novo parque, é feito um estudo sobre as reais necessidades da organização para que os equipamentos, sistemas operacionais e outros programas estejam adequados à demanda.

Dessa forma, é possível aumentar a produtividade das equipes, uma vez que elas encontrarão exatamente o que precisam para cumprirem o seu trabalho. Como tudo está atualizado e funcionando perfeitamente, não há problemas, imprevistos ou atrasos.

5. Acesso às atualizações do mercado

Trabalhando com a locação de equipamentos por meio do outsourcing do seu parque de TI, você também terá acesso facilitado às novidades do mercado. Sua empresa estará sempre atualizada, mantendo a compatibilidade com os sistemas modernos, inclusive aqueles utilizados por outros parceiros, fornecedores e clientes.

Conforme Rafael explicou, nesses casos, a tomada de decisão sobre a atualização do parque é muito mais rápida, pois não é necessário pagar pelo produto em si. Também não há o descarte de equipamentos antigos, porque todos esses detalhes são de responsabilidade da empresa de outsourcing.

6. Redução de custos com manutenção

Em média, a vida útil dos computadores é de três a cinco anos, mas a partir do terceiro ano os custos de manutenção aumentam 30%. Além disso, a frequência que esses reparos são necessários sobe para 50%.

Porém, você não precisará se preocupar com esses problemas ao optar pelo outsourcing de TI, pois fica a encargo da empresa contratada manter esses equipamentos em pleno funcionamento para atender a necessidade da contratante. Assim, é possível reduzir custos de manutenção, já que ela é feita no momento certo, sem ser necessário pagar a mais por esse serviço.

7. Flexibilidade do setor

É natural que o setor de TI fique engessado quando o controle dele é mantido internamente. Isso porque, conforme mencionamos, os gestores encontram muita dificuldade para fazer atualizações e novos investimentos, o que leva a uma defasagem dos equipamentos utilizados.

O outsourcing promove uma flexibilização desse setor porque o projeto é desenvolvido conforme as necessidades da empresa. Desse modo, se houver mudanças ao longo do tempo, a terceirizada tem a responsabilidade de fazer as adequações, disponibilizando novos notebooks corporativos, impressoras e outras máquinas e programas para atender a demanda.

8. Foco no core business

O core business de uma empresa é sustentado pelos diversos setores da organização, incluindo o de TI. No entanto, quando esses setores requerem muita atenção, há uma perda de foco no que realmente interessa: o produto ou serviço principal.

Então, outra das grandes vantagens do outsourcing é possibilitar que os líderes e gestores não fiquem sobrecarregados com os detalhes da área de TI e tenham um parque funcionando perfeitamente para trabalhar em prol do core business da organização. Assim, as metas são alcançadas mais facilmente, garantindo qualidade e o crescimento da empresa.

Quais são as vantagens e desvantagens do outsourcing na logística?

Na logística, um setor completamente diferente, também podemos falar sobre outsourcing e estudar as vantagens e desvantagens. No caso da cadeia de suprimentos, por exemplo, a terceirização é parte essencial do fluxo, pois é muito difícil que somente uma empresa gerencie todas as movimentações.

Assim, é normal que uma empresa que vende produtos online, por exemplo, terceirize a gestão de transporte e armazenamento para fazer os produtos chegarem aos clientes. É comum até que se terceirize a gestão de pagamentos, com alguma solução típica que ajude a facilitar essa questão e otimizar a experiência dos clientes.

Algumas das vantagens do outsourcing na logística são:

• contar com uma estrutura mais enxuta e simples, que possibilita vender com um investimento inicial menor. Ou seja, a empresa pode apenas exibir produtos e vender em uma estrutura de marketplace, com os itens em si, o envio e a gestão do pagamento terceirizados. Depois, pode crescer para atender a mais demandas;
• reduzir custos e simplificar as operações, mesmo entregando produtos com um tempo ágil, a empresa tem apenas uma parte pequena do processo em suas mãos, de fato. Assim, pode-se focar no núcleo do negócio e nas operações principais, enquanto questões de envio de produtos serão gerenciadas por quem sabe mais sobre isso.

Como desvantagens do outsourcing nesse setor, podemos citar:

• perda de controle, que pode levar a problemas de qualidade e atendimento ao cliente;
• dificuldade na comunicação, já que pode haver problemas de coordenação entre a empresa e a contratada, bem como problemas de comunicação com os clientes;
• dependência do fornecedor, que pode levar a problemas se ele ficar incapacitado ou enfrentar dificuldades.

Quais os principais desafios da parceria com empresas de outsourcing de TI?

Quando se investe em outsourcing, é preciso estar atento a alguns desafios que surgem naturalmente. Eles deixam mais difícil o processo de escolha do parceiro de terceirização e podem complicar a gestão, mas apresentam situações que são contornáveis, a partir do devido cuidado. Conheça os principais!

Integração e comunicação

O maior desafio provavelmente é integrar e alinhar com outra empresa, de modo que as duas tenham uma visão similar para os mesmos objetivos. Isso pode ser complexo demais, caso as empresas não saibam como fazer para organizar a terceirização.

Em muitos casos, é preciso um esforço a mais para fazer essa integração e garantir que o outsourcing seja estratégico e efetivo. Mesmo com um time externo, é preciso assegurar que se fale a mesma língua e que se caminhe para o mesmo lugar.

Dependência

Outro desafio é a possível dependência de um provedor externo de serviços. Em muitos cenários, a empresa fica presa àquela outra parceira, com sistemas todos estruturados segundo o ambiente e as configurações do outsourcing.

Então, caso alguma crise atinja aquela empresa, a contratante pode sentir e ser afetada. É preciso sempre ter um plano B para evitar que essa situação ocorra.

Custos

Os custos da terceirização podem ser um desafio também, no caso de empresas que ofereçam soluções muito complexas. Ou seja, organizações especializadas cobram mais e podem representar um problema maior para a gestão interna que precisa arcar com essa despesa.

Segurança e privacidade

Pensando em um outsourcing de TI, é sempre bom ter uma opção segura, que preza pelo cuidado com a proteção de dados. Afinal, as informações do negócio serão acessadas por uma empresa externa, por pessoas que não são do time interno.

Como aplicar outsourcing de TI em minha empresa?

Agora que você já sabe por que vale a pena investir no outsourcing de TI, é importante entender como aplicar essa estratégia na sua empresa. A seguir, apresentamos algumas dicas. Acompanhe!

Escolha a opção mais adequada

Primeiro, procure uma opção adequada para as suas necessidades. Olhe para o mercado em busca de uma parceira que realmente entenda como lidar com a sua empresa e como gerenciar o seu tipo de negócio.

Nesse sentido, uma boa dica é analisar a variedade de soluções que a empresa oferece, pois, quanto mais variada, maior a possibilidade de se adequar ao seu negócio.

Analise os recursos oferecidos

Também procure uma empresa com bons recursos e excelência. O ideal é sempre verificar os clientes anteriores para checar a qualidade do suporte e da tecnologia ofertada.

Alinhe as expectativas

Depois de escolher um bom parceiro, pense em documentos e acordos formais, como um documento SLA, para definir e alinhar as expectativas. Então, monitore sempre as atividades, pensando em adaptar o acordo e a parceria ao que foi definido como objetivo principal.

Padronize seus processos, foque na visão e nos indicadores de qualidade. Assim, você terá como cobrar do outsourcing e poderá, inclusive, verificar se a parceria realmente vale a pena.

Todas as vantagens do outsourcing de TI que mencionamos estão ao seu alcance. Basta contar com a parceria da Positivo Tecnologia. Com mais de 30 anos de mercado, a empresa tem um call center próprio e padrão de atendimento NBD (Next Business Day), além de trabalhar com equipamentos de ponta. Tudo isso para que você alcance a excelência no setor de tecnologia da sua empresa!

Quer saber mais? Então, entre em contato conosco e veja como podemos ajudar o seu negócio a alcançar resultados cada vez melhores!