O volume de e-mails cresceu exponencialmente, tornando-se um dos principais meios de comunicação dentro das organizações, principalmente para formalizar e documentar várias atividades. Estudos recentes da Kaspersky Labs indicam que um profissional médio recebe cerca de 120 e-mails por dia, uma quantidade que pode facilmente se tornar avassaladora e comprometer a produtividade.
Com a necessidade de responder rapidamente e gerenciar eficientemente essas mensagens, encontrar maneiras de otimizar o uso do e-mail se tornou mandatório. Por isso, aproveitar ao máximo as ferramentas disponíveis no Gmail pode transformar essa tarefa diária, possibilitando uma comunicação mais rápida, organizada e produtiva.
Vem com a gente conhecer várias funcionalidades interessantes, provavelmente algumas que você ainda não conhece!
Como usar “Ajude-me a escrever”
O recurso “Ajude-me a escrever” do Gmail, parte do Google Workspace Labs, é uma nova ferramenta de inteligência artificial projetada para auxiliar na redação de e-mails.
Habilite o Workspace Labs:
- Vá para as configurações do Gmail (ícone de engrenagem no canto superior direito).
- Clique em “Ver todas as configurações”.
- Navegue até a aba “Labs”.
- Procure por “Rascunhos com IA” e clique em “Ativar”.
- Salve as mudanças.
Usando o “Ajude-me a escrever”:
- Clique no botão “Escrever” para iniciar um novo e-mail.
- No canto inferior esquerdo da janela de composição, clique no botão “Ajude-me a escrever” (representado por uma lâmpada).
- Insira um prompt claro do que você deseja escrever. Exemplos:
- “Um agradecimento pela entrevista de emprego.”
- “Convite para o aniversário de 5 anos do meu filho.”
- “Solicitação de reunião com a equipe.”
- Clique em “Criar” e a IA gerará um rascunho para você.
Refinando um rascunho:
- Escreva seu e-mail como faria normalmente.
- Quando estiver pronto para refiná-lo, clique no botão “Ajude-me a escrever”. A ferramenta oferecerá opções como:
- Formalizar: Tornar o tom mais profissional.
- Elaborar: Adicionar mais detalhes ao rascunho.
- Encurtar: Tornar a mensagem mais concisa.
- Estou com sorte: Atualizar o rascunho com detalhes criativos.
Como enviar arquivos grandes no Gmail
Enviar arquivos grandes pode ser complicado por e-mail, ainda mais quando o tamanho excede o limite padrão de 25MB do Gmail. Felizmente, o Gmail integra-se com o Google Drive para facilitar o envio de arquivos maiores.
Upload manual e link:
- Faça o upload do arquivo grande para o Google Drive.
- Abra o Gmail e comece a compor um novo e-mail.
- Clique no ícone do Google Drive (forma de triângulo) na parte inferior da janela de composição.
- Encontre e selecione o arquivo carregado e escolha “Inserir como link do Drive”.
Upload automático e link:
- Comece a compor um novo e-mail no Gmail.
- Anexe o arquivo normalmente usando o ícone de clipe de papel.
- Se o arquivo exceder 25MB, o Gmail automaticamente fará o upload do arquivo para o Google Drive e inserirá um link compartilhável no e-mail.
Como agendar um e-mail no Gmail
Agendar e-mails é uma funcionalidade interessante para gerenciar diferenças de fuso horário ou garantir que suas mensagens cheguem aos destinatários no momento ideal.
- Compose: clique no botão “Escrever” para iniciar um novo e-mail.
- Escrever e-mail: preencha o e-mail normalmente (assunto, destinatários, corpo do e-mail).
- Botão de agendamento: em vez de clicar em “Enviar”, localize a seta apontando para baixo ao lado do botão “Enviar” e clique nela.
- Agendar envio: selecione “Agendar envio”.
- Escolher horário: escolha entre as opções predefinidas (Amanhã de manhã, Amanhã à tarde, etc.) ou clique em “Escolher data e hora” para definir uma data e hora personalizadas.
- Confirmar: clique em “Agendar envio” para finalizar.
Como desfazer um e-mail enviado
Se você já enviou um e-mail acidentalmente para a pessoa errada ou percebeu um erro logo após clicar em enviar, o recurso “Desfazer envio” do Gmail pode salvar o dia.
Configuração do período de cancelamento:
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito do Gmail e selecione “Ver todas as configurações”.
- Localize a configuração “Desfazer envio”.
- Ajuste o período de cancelamento, escolhendo entre 5, 10, 20 ou 30 segundos.
- Salve as alterações.
Desfazer envio imediato:
- Logo após enviar um e-mail, uma notificação aparecerá no canto inferior esquerdo do Gmail, mostrando “Mensagem enviada” com opções para “Desfazer” ou “Ver mensagem”.
- Clique em “Desfazer” dentro do período de cancelamento escolhido para retratar o e-mail.
Como criar um template de e-mail
Criar templates de e-mail no Gmail pode economizar tempo e esforço, especialmente para mensagens enviadas repetidamente.
Habilitar templates:
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione “Ver todas as configurações”.
- Vá até a aba “Avançado”.
- Encontre a opção “Templates” e selecione “Ativar”.
- Salve as mudanças.
Criar um template:
- Clique no botão “Escrever” para iniciar um novo e-mail.
- Escreva o e-mail que deseja salvar como template (assunto e corpo do e-mail).
- Clique nos três pontos no canto inferior direito da janela de composição.
- Passe o mouse sobre “Templates” e selecione “Salvar rascunho como template”.
- Escolha “Salvar como novo template” e dê um nome ao seu template.
Usar um template:
- Clique em “Escrever” para iniciar um novo e-mail.
- Clique nos três pontos no canto inferior direito.
- Passe o mouse sobre “Templates” e selecione o template desejado.
Como criar filtros de e-mail no Gmail
Filtros de e-mail são regras que ajudam a organizar automaticamente sua caixa de entrada com base em critérios específicos. Veja como configurá-los:
Criar filtro a partir de um e-mail específico:
- Abra um e-mail do remetente que deseja filtrar.
- Clique nos três pontos no canto superior direito do e-mail.
- Selecione “Filtrar mensagens como esta”.
- Ajuste os critérios do filtro conforme necessário (remetente, destinatário, assunto, palavras-chave).
- Clique em “Criar filtro”.
Escolher ações do filtro:
- Depois de definir os critérios, escolha as ações que o filtro deve executar, como:
- Arquivar o e-mail
- Marcar como importante
- Aplicar um rótulo
- Excluir
- Encaminhar
- Clique em “Criar filtro” para finalizar.
Como configurar uma resposta automática de ausência temporária
Configurar uma resposta automática de ausência temporária é essencial para informar seus contatos sobre sua indisponibilidade.
Acessar configurações:
- Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito e selecione “Ver todas as configurações”.
Ativar resposta automática:
- Role para baixo até encontrar a seção “Resposta automática de férias”.
- Selecione “Resposta automática ativada”.
Configurar datas e mensagem:
- Defina a data de início e, se souber, a data de término.
- Escreva o assunto e o corpo da mensagem de resposta automática.
- (Opcional) Marque a caixa para enviar a resposta automática apenas para seus contatos.
Salvar mudanças:
- Clique em “Salvar mudanças” no final da página.
Como acessar o Gmail off-line
O Gmail oferece a funcionalidade de acesso off-line, permitindo que você gerencie seus e-mails sem conexão à internet.
Habilitar acesso off-line:
- Use o navegador Google Chrome.
- Clique no ícone de engrenagem no Gmail e selecione “Ver todas as configurações”.
- Vá até a aba “Off-line”.
- Marque a opção “Habilitar correio off-line”.
Configurar sincronização e segurança:
- Escolha quantos dias de e-mails deseja armazenar off-line.
- Decida se deseja manter ou remover os dados off-line quando sair da sua conta.
Salvar mudanças:
- Clique em “Salvar mudanças”.
Conclusão
O Gmail, quando configurado corretamente, pode aumentar sua produtividade. Aproveite as dicas acima para otimizar seu uso do Gmail e alcançar um desempenho ainda melhor em suas atividades diárias.
Para mais informações úteis de produtividade e tecnologia, acompanhe o blog Positivo Do Seu Jeito e mantenha-se atualizado com as últimas tendências do mundo digital.
