pessoa segurando um celular com ícones de envelope e clientes ao redor

Como configurar mensagem automática no WhatsApp Business

No ritmo acelerado do mundo dos negócios, cada segundo conta. E quando se trata de se comunicar com os clientes, a agilidade e a eficiência são valores cada vez mais irrenunciáveis. É aqui que o WhatsApp Business entra em cena, transformando a maneira como as empresas interagem com seu público.

animação de uma mão segurando um megafone saindo da tela de um celular com vários ícones de like e mensagens ao redor

Uma das funcionalidades mais valiosas desta versão em relação ao WhatsApp normal é a capacidade de enviar mensagens automáticas, garantindo que nenhum cliente fique sem resposta, mesmo fora do horário comercial. 

Imagine poder cumprimentar um cliente potencial no exato momento em que ele entra em contato ou informá-lo sobre sua ausência e quando retornará. Isso não só eleva o profissionalismo da empresa, mas também constrói uma relação de confiança com a clientela. Por isso, vamos detalhar o passo a passo para configurar essas mensagens automáticas e garantir que sua empresa esteja sempre presente, mesmo quando você não estiver.

Como funciona uma mensagem automática no WhatsApp Business?

Antes de mergulharmos no passo a passo, é essencial entender o que são as mensagens automáticas no WhatsApp Business. Essas mensagens são respostas pré-configuradas que são enviadas automaticamente aos clientes em determinadas situações, como quando você está fora do horário comercial ou quando um cliente entra em contato pela primeira vez. 

Elas são ferramentas poderosas para garantir que os clientes sempre recebam uma resposta, mesmo quando você não estiver disponível para responder imediatamente.

Como configurar mensagens automáticas no WhatsApp Business

1. Mensagem de Saudação

Essa mensagem é enviada automaticamente quando um cliente entra em contato pela primeira vez ou após 14 dias sem interação.

Passo 1:

Abra o WhatsApp Business e toque nos três pontos verticais, localizados no canto superior direito da tela.

como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business passo 1

Passo 2:

Acesse “Configurações”.

como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business passo 2

Passo 3:

Em seguida, vá até “Ferramentas comerciais”.

como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business passo 3

Passo 4:

Toque em “Mensagem de saudação”.

como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business passo 4

Passo 5:

Ative a opção “Enviar mensagem de saudação”.

como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business passo 5

Passo 6:

Personalize sua mensagem no campo de texto.

como configurar uma mensagem de saudação no WhatsApp Business passo 6

Passo 7:

Finalize tocando em “Salvar”.

2. Mensagem de Ausência

Use essa mensagem para informar aos clientes quando você não está disponível.

Passo 1:

No WhatsApp Business, toque nos três pontos verticais no canto superior direito.

como configurar uma mensagem de ausência no WhatsApp Business passo 1

Passo 2:

Acesse “Configurações”.

como configurar uma mensagem de ausência no WhatsApp Business passo 2

Passo 3:

Em seguida, vá até “Ferramentas para a empresa”.

como configurar uma mensagem de ausência no WhatsApp Business passo 3

Passo 4:

Toque em “Mensagem de ausência”.

como configurar uma mensagem de ausência no WhatsApp Business passo 4

Passo 5:

Ative a opção “Enviar mensagem de ausência”.

como configurar uma mensagem de ausência passo 5

Passo 6:

Personalize sua mensagem no campo de texto.

Passo 7:

Você também pode definir um horário específico para enviar essa mensagem, como fora do horário comercial.

Passo 8:

Finalize tocando em “Salvar”.

3. Respostas Rápidas

Esta opção serve apenas para você salvar respostas corriqueiras para evitar ter que copiar e colar toda vez. Serve como um caderno de anotações onde você acessa seu próprio FAQ para enviar digitando / e o nome da mensagem!

como configurar uma mensagem rápida

Boas práticas e o que evitar no WhatsApp Business

Configurar mensagens automáticas no WhatsApp Business é uma maneira eficaz de otimizar a comunicação com os clientes. No entanto, para garantir que essas mensagens sejam realmente eficazes e não causem o efeito contrário, é importante seguir algumas boas práticas e estar ciente do que evitar.

O que você deve fazer

  • Personalize: evite mensagens genéricas. Personalize suas mensagens de acordo com o perfil da sua empresa e o tipo de cliente que você atende. Uma mensagem personalizada pode fazer o cliente se sentir mais valorizado.
  • Seja breve: mantenha suas mensagens curtas e diretas. Mensagens longas podem não ser lidas ou podem confundir o cliente.
  • Tenha clareza: Certifique-se de que sua mensagem seja clara e fácil de entender. Evite jargões ou termos técnicos, a menos que sejam absolutamente necessários.
  • Mantenha-se atualizado: se houver alguma mudança nos horários de atendimento ou em outras informações relevantes, atualize suas mensagens automáticas.

O que você precisa evitar

  • Mensagens excessivamente promocionais: evite transformar suas mensagens automáticas em anúncios. O objetivo principal é informar e ajudar o cliente, não vender.
  • Respostas tardias: se um cliente responder à sua mensagem automática, certifique-se de responder o mais rápido possível. Uma resposta tardia pode frustrar o cliente.
  • Mensagens irrelevantes: certifique-se de que suas mensagens sejam relevantes para o cliente. Evite enviar informações que não sejam pertinentes ou úteis.

Vantagens de usar a API do WhatsApp 

O WhatsApp Business já é uma ferramenta poderosa por si só, mas quando combinado com o WhatsApp API, ele se torna uma solução ainda mais robusta para as empresas. O WhatsApp API é uma interface que permite a integração do WhatsApp Business com outros sistemas e plataformas, ampliando as possibilidades de automação e personalização. Aqui estão algumas das principais vantagens de usar o WhatsApp API:

  1. Automação avançada: com o WhatsApp API, é possível criar chatbots avançados que podem lidar com uma variedade de tarefas, desde responder perguntas frequentes até processar pedidos ou agendar compromissos.
  2. Integração com sistemas existentes: o API permite que o WhatsApp Business seja integrado a sistemas de CRM, ERPs e outras plataformas empresariais. Isso facilita a gestão de comunicações e dados dos clientes em um único lugar.
  3. Mensagens em massa: o WhatsApp API facilita o envio de mensagens em massa, permitindo que empresas alcancem um grande número de clientes de uma só vez, seja para campanhas promocionais ou notificações importantes.
  4. Segurança aprimorada: o API oferece recursos de segurança adicionais, garantindo que as comunicações entre empresas e clientes sejam seguras e protegidas.
  5. Análise e relatórios: com o WhatsApp API, as empresas podem obter insights valiosos sobre suas comunicações, como taxas de resposta, horários de pico de mensagens e muito mais. Isso ajuda a otimizar estratégias de comunicação e melhorar o atendimento ao cliente.

Mas como obter uma WhatsApp API?

O WhatsApp API não está disponível para todos diretamente através do WhatsApp. Em vez disso, é necessário passar por um processo de aprovação e, muitas vezes, trabalhar com provedores de soluções parceiros do WhatsApp. Aqui está um guia passo a passo sobre como obter acesso ao WhatsApp API:

  • Avalie a necessidade: antes de mais nada, avalie se sua empresa realmente precisa do WhatsApp API. Ele é mais adequado para médias e grandes empresas que têm um volume significativo de comunicações diárias com os clientes. Se você é pequeno, o tutorial acima com o recurso nativo dá conta e sobra!
  • Solicite acesso: entre no site oficial do WhatsApp Business API e preencha o formulário de solicitação. O WhatsApp avaliará sua solicitação com base em vários critérios, incluindo o tamanho da empresa, o volume de mensagens e a conformidade com as políticas do WhatsApp.
  • Trabalhe com um parceiro: se aprovado, é provável que você precise trabalhar com um dos parceiros oficiais do WhatsApp, chamados de Provedores de Soluções Empresariais (BSPs). Eles ajudarão na implementação, integração e gestão do WhatsApp API.
  • Configuração e integração: uma vez que você tenha acesso ao API e esteja trabalhando com um BSP, o próximo passo é configurar e integrar o API com seus sistemas existentes. Isso pode incluir a integração com seu CRM, sistema de atendimento ao cliente, entre outros.
  • Cumpra as políticas: é fundamental estar ciente e cumprir todas as políticas do WhatsApp relacionadas ao envio de mensagens, privacidade e outros aspectos. O não cumprimento pode resultar na suspensão ou revogação do acesso ao API.
  • Teste e otimização: após a implementação, teste extensivamente para garantir que tudo esteja funcionando conforme o esperado. Com o tempo, use os insights e relatórios fornecidos pelo API para otimizar suas comunicações.

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