De acordo com uma pesquisa da Radicati Group, em 2021, mais de 319 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos diariamente em todo o mundo. Com um volume tão alto de mensagens, a necessidade de aprimorar a escrita de forma mais objetiva e evitar envios desnecessários é uma realidade latente, principalmente no mundo corporativo.
A integração da inteligência artificial na escrita de e-mails trouxe uma série de benefícios que vão além da simples automatização de tarefas. Hoje, as ferramentas de IA são capazes de:
Geração automática de rascunhos: com comandos simples, como “escrever um e-mail de agradecimento pela entrevista de emprego”, a IA pode gerar rascunhos que economizam tempo e esforço.
Refinamento de conteúdo: tornando-os mais formais ou detalhados conforme necessário, sem perder a naturalidade da comunicação.
Correção e polimento: corrigir a gramática, ortografia e pontuação, aumentando a credibilidade do emissor.
Personalização em massa: para diferentes públicos, ajustando detalhes específicos de acordo com o perfil do destinatário, o que é extremamente necessário para campanhas de marketing e comunicação empresarial.
Como criar prompts eficazes para e-mails com IA
Você precisa ter uma engenharia de prompt que tenha pelo menos seis ingredientes abaixo e nesta ordem para obter uma mensagem mais personalizada e assertiva.
Elemento 1: defina o propósito do e-mail
Indique claramente o objetivo, como “solicitar uma reunião” ou “agradecer pela oportunidade de entrevista”.
Adicione pontos específicos, prazos e qualquer informação crucial que deva ser mencionada no e-mail.
Elemento 6:estabeleça o comprimento
Indique se o e-mail deve ser curto e direto ou mais detalhado, conforme a necessidade.
Exemplo de prompt com os elementos
“Escreva um e-mail profissional para Joana Prado, Diretora de Marketing da ABC Company. Apresentar-me como um potencial cliente da XYZ Company interessado em serviços de SEO. Mencionar nosso site e o crescimento recente do tráfego em 100 mil usuários novos ao mês. Manter um tom amigável e profissional, com um convite para agendar uma reunião. Limitar a 150 palavras.”
Ferramentas de IA para escrever e-mails
A variedade de ferramentas de IA disponíveis atualmente oferece diferentes funcionalidades para atender às necessidades específicas de comunicação. Conheça as mais populares:
Amplamente utilizado para geração de textos, incluindo e-mails, com opções de refinamento e personalização.
Como usar IA para escrever e-mails no Gmail
Com mais de 1.8 bilhões de usuários ativos, o Gmail é o serviço mais popular de correio eletrônico, por isso vamos ensinar você a usar as funcionalidades avançadas de inteligência artificial através do Google Workspace Labs.
Usar a IA para Escrever um Rascunho
Abra o Gmail no seu computador.
Clique em “Escrever” na parte superior esquerda.
Clique em “Quero ajuda para escrever” (Labs) na parte inferior esquerda da janela de texto.
Insira um Comando: Digite o comando que descreve o e-mail que você deseja criar. Por exemplo:
“Uma carta de agradecimento pela entrevista de emprego.”
“Um convite para o aniversário de cinco anos do meu filho.”
“Pedir indicações de restaurantes em Salvador para um amigo.”
Aperfeiçoe seu Comando: Inclua detalhes sobre o destinatário, o tópico e o tom desejado. Por exemplo, “Um pedido de desculpas formal para a professora do meu filho pela ausência dele.”
Clique em “Criar” para gerar o rascunho do e-mail.
Refinar o texto terado
Enviar Feedback: Após gerar o rascunho, você pode enviar feedback clicando em “Boa sugestão” ou “Sugestão ruim”. Para compartilhar mais detalhes, clique em “Forneça mais detalhes” ou em “Feedback”.
Criar Nova Versão: Clique em “Recriar” para gerar uma nova versão do texto. Importante: após criar uma nova versão, não será possível retornar à anterior.
Refinar o Texto: Clique em “Refinar” e escolha uma opção:
Formalizar: Torna o rascunho mais formal.
Detalhar: Adiciona detalhes com base no texto.
Encurtar: Reduz o rascunho.
Estou com sorte: Atualiza o rascunho com detalhes criativos.
Inserir no E-mail: Quando estiver satisfeito com o rascunho, clique em “Inserir”.
Enviar feedback sobre o rascunho
Compartilhe Feedback Detalhado: Clique em “Boa sugestão” ou “Sugestão ruim” abaixo do texto gerado.
Forneça Mais Detalhes: Clique em “Forneça mais detalhes” para enviar um feedback mais detalhado.
Envie Feedback Geral: Clique em “Feedback” para compartilhar uma opinião geral sobre a ferramenta.
Conclusão
Com a capacidade de gerar, refinar e personalizar e-mails na velocidade da luz, a IA é responsável por auxiliar para que as mensagens sejam claras, profissionais e eficazes. Experimente as ferramentas mencionadas e descubra como a tecnologia pode transformar sua rotina de e-mails, otimizando suas comunicações para melhores resultados.
Para mais dicas sobre como a tecnologia pode transformar sua rotina de trabalho, continue acompanhando o blog Positivo Do Seu Jeito.
