A iniciativa privada não é a única que vem tirando proveito das inovações tecnológicas que surgem em ritmo cada vez mais acelerado. Seguindo um movimento observado em todo o mundo, o Brasil busca se adequar à nova realidade para oferecer serviços melhores à população. Mas, afinal, quais são exatamente os impactos da transformação digital nas instituições públicas?
Para entender melhor o assunto, nada melhor do que contar com o apoio de um especialista. Pensando nisso, criamos este conteúdo especial em parceria com Rafael Leandro, Gerente de Governo da Positivo Tecnologia. Confira, a seguir, as principais mudanças dessa era de avanços tecnológicos em nossa sociedade!
O que é a transformação digital?
Do ponto de vista técnico, a transformação digital é uma tendência de modernização, em que as organizações, tanto públicas quanto privadas, investem na digitalização de suas rotinas, atividades e processos. Assim como qualquer investimento em tecnologia, o investimento em transformação digital é motivado por ganhos em eficiência, agilidade e economia.
Nos últimos anos, empresas privadas e repartições públicas, foram estimuladas a adotar esse conceito em função da pandemia. Mais do que nunca, era preciso confiar nas soluções digitais para garantir a prestação de serviços, justamente para minimizar os prejuízos à população. E a transformação digital existe em muitos formatos.
Por exemplo, muitos gabinetes adotaram as modalidades de trabalho remoto e híbrido, substituindo as reuniões presenciais por reuniões digitais — as famosas videochamadas, que é um exemplo muito emblemático da transformação digital. No entanto, uma solução ainda mais característica sobre o tema, muito utilizada nas instituições públicas, é a assinatura eletrônica.
Da forma como percebemos, esse é o tipo de tecnologia que exemplifica perfeitamente o impacto da transformação digital, pois promove a eficiência operacional ao mesmo tempo que reduz custos — o que é o combo perfeito para os setores governamentais, que são sempre pressionados a operar com mais eficiência e menos gastos.
A assinatura eletrônica, especificamente, entrega isso pelo seu caráter substitutivo. Geralmente, a assinatura eletrônica é utilizada em substituição da assinatura física, que além da coleta presencial, também precisa ser validada em cartório, o que tende a onerar ainda mais, por conta de custos pagos em motoboy e tarifas cartorárias.
A assinatura eletrônica substitui tudo isso por meio da digitalização. O documento é revisado e assinado por todos os envolvidos instantaneamente, independentemente de onde estas pessoas estejam, carregando a mesma validade jurídica da assinatura manuscrita, mas sem custar tanto tempo, produtividade e dinheiro.
No fim das contas, é disso que se trata a transformação digital — investir em soluções que sejam capazes de elevar a eficiência dos processos e reduzir os custos em uma só medida. É por isso que a digitalização é uma tendência tão importante, pois ela é capaz de estimular a austeridade e a transparência na gestão das instituições públicas.
Qual é a importância da transformação digital nas instituições públicas?
Independentemente da inclinação política, todo mundo concorda sobre a importância da utilização responsável e transparente dos recursos públicos. Afinal de contas, é disso que se trata a arrecadação dos tributos: financiar serviços e soluções de maneira eficiente, evitando o desperdício, o excesso, a negligência e a redundância.
Inclusive, é por conta disso que há uma cobrança tão consistente por parte da sociedade, em todo o mundo, sobre a responsabilidade na utilização dos recursos. E da forma como percebemos, uma das melhores maneiras de garantir a eficiência dos serviços públicos é por meio da transformação digital.
Com tecnologia aplicada, seja em plataformas de gestão, ferramentas de produtividade ou afins, é possível reduzir a ociosidade nos setores governamentais, efetivamente, reduzindo o tempo e a burocracia necessária para a conclusão de processos. E isso vale para todo tipo de repartição pública, seja no cotidiano de um fórum, de uma universidade, de uma prefeitura ou de um hospital.
Por isso, é muito importante que as gestões reconheçam o potencial produtivo das tecnologias que estão disponíveis no mercado, pois é por meio dessas soluções que se torna possível instituir gestões cada vez mais eficientes no atendimento às demandas da população.
Quais os principais desafios da transformação digital nas instituições públicas?
A inovação tecnológica costuma trazer uma série de desafios para as instituições públicas, a começar pela necessidade de otimizar determinadas atividades. Nesse sentido, a própria digitalização de processos é algo a ser trabalhado pelos órgãos de gestão. Rafael Leandro entende que “o maior desafio é conseguir implementar e utilizar as soluções”.
Isso acontece em parte porque alguns órgãos ainda são “amarrados” às compras por licitação. Do ponto de vista dos softwares utilizados em diferentes instituições, por exemplo, ele aponta um impacto bem objetivo: ainda não há uma solução unificada para integrar serviços. “Existem os Tribunais de Justiça de cada estado e existe o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que fica acompanhando todos esses tribunais”.
O ponto é que não há uma diretriz geral para quais são os sistemas que devem ser utilizados por todo o judiciário. Logo, “cada tribunal ou cada órgão tenta caminhar sozinho, o que pode causar uma desconexão”. Somado a isso, temos ainda a dificuldade de engajamento dos servidores, que muitas vezes estão adaptados às estratégias de trabalho já adotadas.
O objetivo, então, é superar a falta de alinhamento no uso de soluções tecnológicas e impulsionar as mudanças em todas as equipes. Essa jornada tende a facilitar a integração de sistemas e, consequentemente, causar impactos positivos na produtividade.
“Muitas vezes falta uma união das instituições públicas e um networking para tentar padronizar e utilizar o que o outro já conhece de melhor, uma ajuda mútua mesmo”, aponta Rafael. Vejamos, então, de que maneira a transformação digital nos órgãos públicos está colaborando para a mudança desse cenário.
Mudança de cultura
Quando comparadas às empresas, as gestões públicas apresentam um nível de resistência muito maior à mudanças, sobretudo quando falamos de tecnologia. No entanto, é importante que as novas administrações sejam capazes de articular os gabinetes, argumentando as vantagens objetivas que a implementação dessas tecnologias oferecerá para o cotidiano da operação.
Muitas vezes, para conseguir fazer isso de maneira efetiva, é preciso implementar uma nova cultura organizacional na instituição — o que pode levar ainda mais tempo, dada a necessidade de diálogo e organização. No entanto, é um esforço importante, pois garante que todos estejam alinhados em torno do mesmo objetivo, que é elevar a eficiência da repartição.
Armazenamento de dados
A LGPD não é um ponto crítico apenas para os civis e as empresas. Na realidade, os órgãos públicos precisam ser extremamente cautelosos no manuseio, uso e gerenciamento dos dados da população, justamente pela sensibilidade dessas informações. Por isso, toda implementação de novos sistemas deve ser acompanhada por equipes de compliance e consultoria em TI.
Dizemos isso pois apenas assim é possível garantir a segurança dos processos, evitando transições precipitadas, que coloquem a segurança dos dados e dos sistemas em risco. Por isso, é fundamental contar com empresas que sejam referências nesse ramo, capazes de garantir que a implementação das novas tecnologias seja a mais rápida, fluida e segura possível.
Automação de processos
Da forma como percebemos, a automação é uma das tendências que mais assustam as pessoas. Em grande parte, isso ocorre por uma percepção substitutiva, em que as pessoas acreditam que essas tecnologias podem retirar seus empregos — o que na maioria das vezes não é o caso.
Geralmente, a automação é aplicada sobre tarefas de volumes e repetições massivas. Quando bem desenvolvidas, as soluções de automação podem trazer muita inteligência e velocidade para as instituições. Como resultado, isso tem um efeito direto na percepção da qualidade do serviço prestado na visão do consumidor, que é a população.
Como implementar a transformação digital nas instituições públicas?
Da forma como percebemos, a resposta para essa pergunta é simples, mas a implementação é delicada. Em nossa visão, para implementar a transformação digital nos órgãos públicos, a gestão precisa de dois fatores: o investimento em tecnologia aplicada e a colaboração das equipes. Sem isso, não há transformação digital.
De nada adianta investir em tecnologia se ninguém está inclinado a utilizar esses sistemas. E de igual maneira, de nada adianta todo mundo querer usar as tecnologias, se não se utilizam os recursos para investir nesses sistemas. Percebe? Esses dois fatores são críticos para realizar a modernização, não apenas nas instituições públicas, mas em qualquer tipo de organização.
É por isso que ressaltamos a mudança de cultura como um potencial desafio na sua gestão. É preciso apresentar essas ferramentas e novidades para a operação, engajando as pessoas para que a adesão seja a mais rápida possível, com uma curva de aprendizado eficiente e responsável. Agora, conheça as práticas mais importantes para essa modernização!
Digitalizar processos
A troca do papel pelo mundo digital representa um passo importante na otimização de processos. Além de reduzir custos com materiais para impressão, essa mudança permite acelerar a troca de dados e de documentos. As aplicações já podem ser encontradas nas mais variadas atividades.
Rafael traz como exemplo uma parceria de sucesso entre a Positivo Tecnologia e o setor público, quando a empresa ganhou um edital do IBGE para a realização do Censo de 2021. “A Positivo desenvolveu soluções com smartphones, aplicativos e tudo mais, de modo que os agentes possam ir até às casas fazer o censo”, explica.
Em vez de preencher manualmente as folhas de pesquisa, as equipes podem lançar os dados pelo dispositivo móvel. A produtividade do trabalho tende a aumentar, assim como a segurança das informações enviadas para um banco de dados centralizado.
Otimizar a tomada de decisão
Um dos grandes diferenciais da transformação digital nos órgãos públicos é a otimização não só de atividades mecânicas ou repetitivas, mas das tomadas de decisão — algo que também é destaque no setor privado. Estratégias mais complexas, por exemplo, podem ser elaboradas por uma plataforma que cruza diversos indicadores para encontrar a melhor solução, indo além da capacidade humana.
Rafael traz outro case interessante da Positivo. Em uma licitação que a empresa ganhou para prestar um serviço aos Correios, foram oferecidos smartphones para agilizar as entregas. Os dispositivos trazem duas soluções visando otimizar a rotina desses profissionais.
Sempre que começa suas atividades, o carteiro “já sai do centro de distribuição com uma rota toda mapeada”, explica Rafael. O próprio registro da entrega é feito totalmente online, permitindo que o sistema de gestão seja sempre atualizado.
O especialista detalha que a contratação de serviços na transformação digital tem sucesso quando a empresa de tecnologia tem flexibilidade para desenvolver projetos personalizados e o órgão público busca a inovação. Segundo ele, a infraestrutura tecnológica e o conhecimento técnico da Positivo Tecnologia permitem que a empresa esteja aberta para ouvir a demanda de cada parceiro do setor público.
Integrar sistemas
A transformação digital nas instituições públicas ocorre por meio de tecnologias inovadoras, como a Inteligência Artificial (IA) e a Internet das Coisas (IoT). Contudo, uma das suas características não é a simples adoção de ferramentas sofisticadas, mas a integração dessas soluções em torno de um sistema único, dando mais visibilidade ao gestor.
Essa combinação pode ser alcançada por parcerias estratégicas. Rafael destaca que a Positivo atua lado a lado com grandes nomes da tecnologia, como Microsoft e Intel. “Se, por exemplo, o cliente precisa de uma ferramenta de colaboração, nós conseguimos em parceria com a Microsoft ou o Google”.
Superar os desafios da transformação digital exige esse tipo de iniciativa. Por isso, Rafael sugere que um passo importante para o setor público é promover o diálogo entre diferentes órgãos para que a integração de sistemas possa ocorrer.
O olhar apurado de quem está acostumado aos cenários mais variados é valioso, pois permite identificar e propor soluções eficazes para a demanda de cada equipe e cada instituição. Isso envolve desde a digitalização de processos em prefeituras, por exemplo, até questões relacionadas à segurança da informação — algo crucial quando estamos lidando com dados da população.
Como você pôde ver, a transformação digital nos órgãos públicos já é uma realidade. Contudo, é importante estar atento às novidades e colocar a tecnologia para trabalhar a seu favor. Com um bom planejamento e o apoio de quem mais entende do assunto, os resultados podem ser cada vez melhores!
Quer entender como a Positivo pode ajudar na transformação digital nas instituições públicas? Acesse o nosso site e saiba mais!