Você sabe como reduzir custos em TI sem comprometer a qualidade dos seus processos? A tecnologia já tem um papel de destaque em vários setores, mas para que o investimento possa ser otimizado ao máximo é importante atentar-se aos caminhos que podem ser seguidos para reduzir desperdícios financeiros.
O corte de custos ao valor mais adequado ajuda a empresa a ter não só um maior aproveitamento dos seus recursos, mas também uma ampliação da lucratividade. Desse modo, é possível criar fluxos de investimentos e aproveitar oportunidades de melhorias internas. Portanto, essa deve ser uma prioridade do setor.
Se você quer saber mais sobre o tema e como reduzir custos em TI, confira a seguir!
Por que reduzir custos em Tecnologia da Informação?
A redução dos custos na área de Tecnologia da Informação (TI) deve ser priorizada por toda empresa que utiliza recursos tecnológicos. Essa prática ajuda o negócio em duas frentes que, em conjunto, tornam o setor mais eficiente e preparado para lidar com as demandas internas. São elas:
- a diminuição de desperdícios, feita por meio da melhoria dos fluxos de trabalho e da otimização de gastos;
- a ampliação dos recursos disponíveis para essa otimização do fluxo a partir da inovação e do aumento da performance operacional.
Quais são os maiores gastos da área de tecnologia em uma empresa?
O primeiro passo para entender como otimizar os gastos com tecnologia é saber quais são as áreas que mais demandam recursos no planejamento orçamentário. Assim, é possível avaliar o que deve ser priorizado no corte de despesas e o que merece cuidados especiais.
Confira, a seguir, os três pontos de maior gasto das finanças corporativas.
Troca de equipamentos
A troca de equipamentos acontece nas empresas que utilizam a TI extensivamente. Esse é um gasto que, em geral, pode ser programado para ocorrer sempre no melhor momento possível. Assim, o negócio consegue rastrear as melhores oportunidades para adquirir peças de reposição e não comprometer o seu orçamento nem o tempo de produção.
Manutenções não programadas
As manutenções não programadas ocorrem quando a empresa tem rotinas de manutenção preventiva pouco efetivas. Elas representam um grande gasto, afinal, demandam investimentos urgentes em recursos que nem sempre terão o melhor retorno. Portanto, é fundamental ter uma boa política de prevenção de riscos e correção ágil de problemas.
Equipe
Os colaboradores de uma boa equipe de TI sempre representam um grande gasto para a empresa. Eles podem ser reduzidos com o apoio da terceirização e da otimização do fluxo de trabalho. Assim, os profissionais internos podem contribuir mais para o sucesso da sua marca em parceria com os times externos.
Como diferenciar um custo necessário de um dispensável?
Qual gerente nunca se pegou olhando para o orçamento do seu departamento e se perguntando onde estão os gastos mais necessários e onde é possível economizar?
Não há dúvidas de que diferenciar um custo necessário de um dispensável pode ser uma tarefa desafiadora. Mas com algumas ações, é possível garantir que o departamento invista naquilo que realmente faz a diferença na performance da empresa.
Nas próximas linhas, apresentaremos algumas dicas para ajudar a diferenciar um custo necessário de um dispensável no setor de TI. Com exemplos práticos, você poderá otimizar o investimento do seu departamento. Vamos lá?
Avalie a utilidade das licenças de software
As licenças de software podem representar um custo significativo para o departamento de TI — mas nem todas são realmente necessárias. Avalie a utilidade de cada software e verifique se existem opções gratuitas ou mais baratas no mercado que possam fazer a substituição.
O departamento pode estar utilizando uma versão paga do software de edição de imagens, por exemplo, mas pode haver alternativas gratuitas que atendam às necessidades.
Verifique a necessidade de atualização de hardware
A atualização de hardware pode ser necessária em alguns casos, mas, em outros, pode ser dispensável. Verifique o quanto isso realmente vai melhorar a performance do sistema ou se há outras formas de otimizar o desempenho sem a necessidade de gastar com a atualização.
Por exemplo, pode ser mais eficiente investir em um software de otimização de sistema do que em um novo hardware.
Avalie o uso de serviços em nuvem
Os serviços em nuvem estão cada vez mais populares, mas é preciso avaliar cuidadosamente se eles são realmente necessários. É importante verificar se o departamento de TI já possui soluções internas que possam ser utilizadas, em vez de recorrer a um serviço pago.
Também verifique se a nuvem está sendo utilizada com a máxima eficiência e se é possível reduzir o número de licenças.
Faça uma análise dos contratos
Contratos com fornecedores e prestadores de serviços de outsourcing também podem representar um custo significativo para o departamento.
É importante analisar cada um, verificando se os valores cobrados são compatíveis com o mercado e se há a possibilidade de renegociação. Além disso, é importante avaliar se os serviços prestados são realmente necessários e se existem opções mais eficientes no mercado.
Como reduzir custos em TI?
Existem muitas estratégias para reduzir custos em TI. Elas devem ser aplicadas de maneira ampla e, principalmente, tendo como base o perfil do negócio. Dessa forma, essas práticas podem gerar o impacto esperado a médio e longo prazo.
Confira, a seguir, 9 maneiras de reduzir seus custos em TI!
1. Faça manutenções preventivas
As manutenções preventivas devem ser um processo rotineiro na empresa. A partir delas, é possível identificar e corrigir problemas precocemente. Além disso, assim, você consegue garantir que a infraestrutura terá o funcionamento esperado, evitando baixas de produtividade.
2. Integre os times
Integrar equipes pode ser uma estratégia eficaz para reduzir custos nas operações de TI. Ao unir diferentes áreas, é possível evitar redundâncias e aumentar a eficiência do fluxo de trabalho. Além disso, a comunicação entre os membros da equipe é aprimorada, minimizando erros e conflitos que podem gerar custos adicionais.
3. Treine a equipe constantemente
Com a rápida evolução da tecnologia, as habilidades necessárias para gerenciar e manter os sistemas atualizados mudam. Por essa razão, manter a equipe atualizada sobre as novas tecnologias e ferramentas ajuda a garantir que a rotina do departamento de TI seja capaz de solucionar problemas rapidamente, evitando, assim, custos desnecessários.
4. Faça reports do que funcionou ou não
Fazer reports de métodos, processos, ferramentas e outros pontos é uma atividade crucial para garantir um histórico consistente e preciso de como as operações do departamento de TI estão sendo executadas.
Além disso, esses relatórios fornecem uma visão holística do departamento, permitindo que os gestores possam fazer planejamentos mais eficientes, identificar oportunidades para reduções de custos e alocar recursos de uma forma mais inteligente.
5. Migre para a nuvem
A migração para a nuvem é um ótimo caminho para diminuir os gastos com tecnologia. Ela deve ser utilizada visando tornar os custos com software mais precisos e alinhados às demandas da marca a qualquer momento. Assim, a empresa pode aproveitar benefícios como:
- o acesso a aplicações sempre atualizadas;
- a integração de aplicativos escaláveis em seu dia a dia;
- a centralização de ferramentas de TI e suas rotinas de gestão;
- o uso de ferramentas com alta escalabilidade;
- a possibilidade de manter times em regime de mobilidade elevada.
6. Tenha ferramentas adequadas ao seu perfil
É importante escolher as melhores estratégias tecnológicas alinhadas ao perfil operacional da empresa. Isso contribui para reduzir os gastos em dois caminhos:
- a diminuição dos prejuízos operacionais a partir do maior retorno sobre o investimento;
- a ampliação do impacto causado pelas soluções em termos de produtividade.
7. Automatize as rotinas
Para diminuir os gastos e melhorar a qualidade das operações corporativas, a automação pode ser empregada em larga escala no departamento de TI. Isso inclui rotinas como o backup de dados, a gestão de rede e a prevenção de ameaças de segurança.
Dessa forma, os profissionais conseguem reduzir os custos relacionados a essa tarefa, otimizar o seu dia a dia de trabalho e garantir menos gastos.
8. Busque parceiros externos
O outsourcing é uma ótima alternativa para as empresas conseguirem reduzir os seus gastos com tecnologia. Times de help desk e service desk podem ser terceirizados sem comprometer a qualidade dos serviços prestados. Desse modo, a empresa terá meios mais inteligentes para direcionar a atenção dos seus profissionais.
9. Alugue equipamentos
O aluguel de equipamentos ajuda as empresas a terem acesso a dispositivos alinhados às suas demandas e que podem ser adquiridos sem o custo de um investimento direto. Além disso, eles são mais modernos e tem a manutenção garantida. Desse modo, é possível otimizar o orçamento com infraestrutura continuamente.
Um dos grandes desafios de quem investe em tecnologia é manter os gastos sob controle. Os negócios precisam manter uma atenção contínua para garantir que nenhum custo seja ignorado e, com isso, possa haver o máximo possível de aproveitamento dos recursos existentes. Afinal, essa é uma área estratégica para o sucesso da empresa.
Adotando as medidas certas, como as deste artigo, a sua gestão pode reduzir custos em TI e garantir melhores resultados. Além disso, ela será capaz de otimizar as suas rotinas e entregar serviços de qualidade gastando menos.
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