Positivo do seu jeito

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8 funções do Google Docs que vão simplificar sua vida

O Google Docs conta com diversas ferramentas que podem otimizar o fluxo de trabalho dos usuários. Essas soluções, encontradas de forma nativa no serviço, são ideais para estudantes e pessoas que usam a plataforma para realizar atividades de trabalho. A seguir, vamos listar funções do Google Docs que podem ajudar que a sua experiência com a ferramenta seja ainda mais produtiva.

Neste artigo, preparamos 8 dicas que podem ajudar a simplificar sua vida quando estiver escrevendo textos no Google Docs. Os recursos que incluímos são ferramentas nativas e extensões oficiais do editor de texto do Google.

1. Ferramentas que ajudam a correção gramatical

Quem trabalha com textos devem manter a atenção para evitar erros crassos que comprometam documentos. Na maioria dos softwares, essas pessoas precisam reler o que foi produzido para encontrar e corrigir os erros de gramática e de digitação. No Google Docs, entretanto, há uma opção capaz de identificar problemas nos textos e sugerir alterações.

A plataforma conta com um corretor de textos nativo que é capaz de destacar os erros com um sublinhado vermelho, mas há opções melhores de correção. O plugin “Grammar and Spell Checker” é uma ferramenta com suporte para o idioma português e que apresenta opções avançadas de correção.

Essa extensão pode realizar uma busca completa no documento em busca de qualquer tipo de construção gramatical equivocada ou erros de digitação. Para ativar o plugin, o usuário deve acessar o menu “Complementos” e buscar pelo nome da ferramenta na busca da loja.

2. Use a digitação por voz

Já pensou na possibilidade de narrar textos ao invés de digitá-los? Pode parecer estranho para você, mas essa funcionalidade pode ser muito útil para pessoas com algum tipo de deficiência física ou para profissionais que precisam escrever documentos enquanto realizam outras atividades.

Para usar a Digitação por Voz, que é uma ferramenta nativa do Google Docs, o usuário deve acessar as ferramentas da plataforma e clicar sobre a função com esse nome. Quando ativada, a função mostra um ícone de microfone sobre a tela. Basta clicar sobre ele para iniciar a captação do som ambiente.

Durante o processo de transcrição, o Docs apresentará um ícone na cor vermelha. Quando finalizar o procedimento, certifique-se de verificar o que foi escrito, pois o sistema do editor pode não entender corretamente alguma palavra ou frase ditada.

3. Crie um sumário para organizar seu documento

Um documento longo, que trabalha com capítulos e gráficos, pode precisar de um sumário para que ofereçam uma organização ao leitor. Quando um índice é usado, leitores e autores podem encontrar facilmente um capítulo ou região específica de um texto de forma simples e rápida. Há, inclusive, a opção de adicionar links no sumário para facilitar esse processo.

Os sumários podem ser incluídos em um texto que já está finalizado. Para isso, clique em “Inserir” e confirme a ação clicando em “Sumário”. A plataforma apresentará sugestões de organização por números de páginas ou por categorias. Escolha aquela que melhor atende às suas necessidades como autor.

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4. Trabalhe em modo offline

O Google Docs é uma plataforma que é acessada através do navegador web do PC. Isso, todavia, não quer dizer que ele necessite de conexão com a internet para funcionar. Essa funcionalidade, no entanto, traz algumas limitações. A função é ativada clicando em “Arquivo” e, em seguida, em “Tornar Disponível Offline”.

O modo offline não salva os documentos automaticamente na nuvem do Google. Sendo assim, lembre-se que você estará trabalhando com o risco de perder o que você está digitando. Caso precise salvar o documento, ligue novamente a conexão com a internet por alguns instantes.

5. Adicionar favoritos para navegar rapidamente pelo texto

Além do sumário com link, os usuários ainda podem usar a opção favoritos para marcar um determinado trecho do documento. A função é ideal para pessoas que estão trabalhando em um capítulo que precisará ser revisto ou para situações onde será necessário continuar a partir de um ponto específico.

O recurso cria links para textos selecionados. A configuração é muito simples e intuitiva. Selecione a área desejada e pressione “Inserir”. Feito isso, basta clicar sobre “Favorito”. Os trechos favoritos recebem um adesivo na cor azul para chamar a atenção do leitor.

6. Ativar o modo de substituição automática

Essa função foi desenvolvida para pessoas que precisam escrever uma mesma frase ao longo do texto. O recurso possibilita a substituição de atalhos, textos, elementos e caracteres ao longo da produção do documento, uma característica que também pode causar certa confusão assim que ela é ativada.

A substituição pode ser personalizada pelos autores que digitam um termo de origem e, em seguida, permite que o Google Docs realize alterações. O modo de substituição é ativado clicando em “Ferramentas” e acessando a opção “Preferências”. Em “Substituições”, basta digitar os itens nas caixas de texto e confirmar a ação clicando em “OK”.

7. Use a numeração de páginas

Dentre as opções de organização de um texto, a função de numeração é uma das mais importantes. O recurso é ideal para pessoas que estão escrevendo um livro, trabalhando em um documento acadêmico ou para quem gosta de usar a numeração de páginas para organizar todos os tipos de arquivos.

Para ativar a numeração, clique em “Inserir” e escolha a “Números de página”. O sistema irá sugerir alguns padrões para usar no documento. A numeração pode ser adicionada na base ou no topo da página.

8. Recurso para deslocamento de parágrafos

Os textos do Docs podem ser organizados por blocos para que as edições sejam realizadas de forma prática. Para usar o recurso, basta copiar um trecho desejado do texto e usar as combinações de teclas “Shift”+ “Alt”, em PCs com Windows, ou “Shift” + “Control”, em computadores da Apple. Em seguida, basta usar as setas para descer ou subir o trecho que selecionou.

Essa dica é ótima para evitar que alguma informação seja perdida usando o comando padrão de copia e cola.

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