Um dos maiores benefícios da transformação digital é a possibilidade de integrar e unir o trabalho de vários profissionais em ambientes virtuais otimizados. Esse é justamente o papel das plataformas colaborativas, em que softwares e serviços permitem a comunicação e a produtividade em tempo real entre pessoas e times, mesmo que não estejam presentes fisicamente.
Veja o que são essas plataformas com maior detalhamento e como elas podem mudar na prática a capacidade produtiva de uma equipe em rotinas corporativas. Boa leitura!
O que são plataformas colaborativas?
A necessidade de criar ambientes de colaboração dinâmicos e objetivos para alinhamento de grupos de trabalhadores sempre existiu dentro das empresas. Quando pensamos sobre isso, até os quadros brancos, os relatórios e os projetores podem ser considerados plataformas colaborativas.
Porém, em se tratando de estágios de transformação digital, esse conceito ganha outra conotação: são as plataformas digitais que permitem o trabalho colaborativo dentro de um ambiente virtual, reunindo recursos, funcionalidades e capacidades necessárias para que toda a equipe trabalhe em conjunto.
Dentro dessa categoria, entram diversas soluções tecnológicas, como mensageiros instantâneos, planejadores de tarefas, automatizadores de processos, entre outras. Mas aqueles que demonstram mais resultados positivos são os sistemas que integram todas essas necessidades de trabalho colaborativo em um único lugar.
As plataformas colaborativas, portanto, são centros de produtividade. São soluções, geralmente na nuvem, capazes de unir e gerenciar o trabalho de todo o corpo de uma empresa onde quer que esses profissionais estejam.
Quais os benefícios de utilizar essas plataformas na empresa?
Como já citado, as plataformas colaborativas são um passo fundamental para uma nova era de produtividade. É a partir dela que um gestor de TI se torna um líder de transformação digital e a empresa consegue digitalizar toda sua produção e transformar dados em estratégias de negócio em tempo real.
Mas o que isso significa na prática? As vantagens provenientes dessas soluções demonstram bem por que fazem tanto sucesso. Veja!
Redução de custos
Quando pensamos em tudo o que a transformação digital traz para um negócio, a questão de custos com recursos e processos está sempre em destaque.
A produtividade por plataformas colaborativas aproxima profissionais e projetos sem a necessidade de gastos com relatórios em papel, troca de dados por documentos físicos, ligações telefônicas e outros meios de comunicação mais onerosos.
Esse investimento, portanto, se torna uma grande fonte de economia — ainda mais se esse serviço englobar múltiplas necessidades de colaboração e incluir automação na equação.
Mais integração entre equipes e departamentos
Muitas vezes, gestores dão pouca importância para o entrosamento do time nos fatores de influência da produtividade. A verdade é que, quanto mais visibilidade e integração houver entre os departamentos, mais otimizado o negócio se torna.
Com uma noção maior sobre sua função dentro da empresa e como ela influencia outras etapas produtivas, profissionais podem ajustar seu trabalho para tornar toda a cadeia mais eficiente. Isso sem contar na criação de uma cultura mais próxima de colaboração, que traz mais sinergia e menos conflitos para a rotina corporativa.
Mais confiabilidade nos dados
Uma consequência muito importante da integração colaborativa em uma empresa é a diminuição do risco de falhas — como erros no registro de dados ou números que não batem entre um relatório e outro.
Como o sistema passa a englobar toda a empresa, as informações passam a ficar mais organizadas e visíveis para todos os departamentos, diminuindo consideravelmente a quantidade de conflitos e retrabalho.
Flexibilidade de produtividade
Uma característica das plataformas colaborativas, principalmente as baseadas em cloud computing, é permitir o trabalho remoto de forma simples e eficiente.
Assim, é possível flexibilizar a produtividade através do gerenciamento de times à distância, com a criação de horários alternativos de trabalho e respostas imediatas para eventos e problemas não previstos.
Monitoramento da produtividade em tempo real
A produtividade em plataformas colaborativas não se torna apenas mais flexível, como também mais controlada.
Como toda a equipe está trabalhando dentro do mesmo ambiente virtual integrado, gestores e gerentes têm informações em tempo real sobre o que estão fazendo, como estão fazendo e quais são os próximos passos.
Isso não significa microgerenciar o trabalho dos colaboradores, mas ter dados relevantes que possam ser usados em reuniões para aprimorar ainda mais os resultados.
Ambiente mais propício para inovação
Quando uma empresa se torna integrada e colaborativa de verdade, ela dá voz a todos os departamentos para discutirem sobre ações e opiniões envolvendo diferentes aspectos da produtividade e da entrega.
O resultado é uma quantidade muito maior de insights relevantes que podem não vir de onde você esperava, mas que criam novas perspectivas em relação a problemas antigos.
Quais plataformas colaborativas são mais utilizadas?
Analisando todos esses benefícios, é difícil não se convencer de que plataformas colaborativas são uma solução necessária para o futuro.
Para ajudar você a dar o primeiro passo nessa direção, vamos terminar citando alguns exemplos importantes de ferramentas que podem fazer a diferença na sua empresa.
Gestores de times
Gestores de times são soluções focadas na comunicação entre os profissionais de uma equipe ou um projeto.
Podem servir como organizadores de informação, agregadores de opiniões e ferramentas de alinhamento para mais sinergia entre seus membros. O Slack, da Microsoft, é um exemplo nessa categoria.
Gestores de projetos
Gestores de projetos focam menos em pessoas e mais em processos que geram a produtividade. São ferramentas mais visuais que organizam tarefas e demandas para estruturar melhor a produtividade. Um exemplo famoso é o Trello.
CRMs
Softwares de gerenciamento de relacionamento com o cliente podem não ser vistos inicialmente como plataformas colaborativas, mas é interessante notar como o alinhamento entre departamentos que os CRMs permitem é fundamental para resoluções rápidas e satisfatórias no contato com seu público.
G Suite
Não podemos fazer um artigo sobre essas plataformas sem citar a que talvez seja a mais popular e completa: o G Suite.
O serviço do Google oferece um pacote completo de gerenciamento e colaboração produtiva, oferecendo integração completa entre e-mail corporativo, documentos, armazenamento de dados e estruturação de agendas — tudo isso com suporte total ao monitoramento, medição e análise de indicadores produtivos.
Lucidspark
O Lucidspark é uma ferramenta online de quadro branco perfeita para fazer brainstorming, criar mapas mentais e mapas conceituais, entre outras formas de organizar suas ideias.
O destaque do Lucidspark está no trabalho em equipe. Seu mapa mental pode ser acessado e editado por sua equipe inteira em tempo real. Você pode usar notas adesivas, desenho à mão livre e formas geométricas. A ferramenta ainda conta com um bate-papo integrado, funções de comentários, temporizador e votação, tornando-a muito mais versátil que um simples criador de mapas mentais.
A facilidade de uso junto com uma tela de desenho infinita garantem que você nunca ficará sem espaço para anotar suas ideias.
Independentemente da solução que você escolher para a sua empresa, é importante transformá-la digitalmente com foco em integração, automação e eficiência. As plataformas colaborativas são a base dessa estratégia e o primeiro passo para levar sua empresa rumo ao futuro.
Você deve estar pensando em como estruturar seu negócio para manter os serviços acima com o máximo de performance, não é? Então, para se preparar, leia nosso manual completo sobre o assunto!
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