O BPO é uma forma de direcionar o foco do seu negócio para o que realmente agrega valor, sem deixar de garantir a qualidade dos processos de apoio. Afinal, o Business Process Outsourcing permite contratar um fornecedor para executar as atividades corporativas que não geram o produto ou fazem parte do serviço que sua empresa entrega.
Ou seja, enquanto você e sua equipe voltam a atenção para o Core do empreendimento, outros especialistas cuidam dos demais setores. Com base nisso, já dá para perceber que adotar esse modelo de gestão tem prós e contras, certo?
Para ajudar a entender melhor como isso funciona, suas vantagens e desvantagens, preparamos este conteúdo. Confira!
O que é BPO?
BPO é a sigla para Business Process Outsourcing, que, traduzido para o português, significa Terceirização de Processos de Negócios. Na prática, esse termo conceitua a estratégia de gestão de processos empresariais em que as tarefas que não estão diretamente ligadas à atividade-fim da empresa são executadas por um fornecedor especializado contratado.
Assim, essa abordagem serve para suprir as necessidades da organização envolvendo ações gerenciais, administrativas ou operacionais que apoiam todo o funcionamento do empreendimento, possibilitando que a equipe própria se foque no realmente agrega valor aos resultados corporativos.
Como funciona?
Adotar o BPO envolve contratar prestadores de serviços especializados nas mais diversas áreas de apoio empresarial para executar essas atividades. Isso pode funcionar de duas maneiras distintas:
- alocando funcionários do fornecedor na empresa contratante;
- delegando e transferindo a tarefa para a contratada.
Quais são as vantagens e as desvantagens do BPO?
Por repassar responsabilidades para terceiros, o BPO é uma prática que encontra desconfiança por parte de alguns gestores. Mesmo porque esse modelo tem prós e contras. Compare as vantagens com as desvantagens e tire suas próprias conclusões!
Vantagens
Entre os fatores que tornam a adoção do BPO uma estratégia inteligente para otimizar a gestão da empresa estão diversas vantagens práticas. Conheça as principais a seguir!
Melhoria de processos
Ao contar com a visão de especialistas, a forma como os processos são organizados ganha melhorias, incluindo a eliminação de tarefas desnecessárias, correção e prevenção de falhas, maior uso de tecnologia e inovação etc.
Ou seja, os fluxos passam a ocorrer com a máxima eficiência, lançando mão de metodologias de qualidade, plataformas colaborativas e soluções que ampliam a capacidade de trabalho.
Redução de custos
O BPO acaba reduzindo custos tanto de manutenção de meios — equipamentos, espaço físico, mobiliário etc. — quando com salários. Afinal, quem executará as tarefas terceirizadas são os funcionários da contratada.
Já o valor pago pelo serviço tende a ser menor porque, ao especializar colaboradores, esses fornecedores otimizam a realização das atividades e atendem diversos negócios ao mesmo tempo.
Elevação da produtividade
A produtividade é positivamente impactada pelo BPO. Da mesma maneira que os fornecedores se tornam mais eficientes ao se especializarem, as empresas também ganham nesse sentido ao se dedicarem exclusivamente à atividade-fim. Mais que o volume das realizações, isso eleva a qualidade, eliminado perdas com erros.
Otimização do tempo
O tempo é um recurso primordial dentro das empresas, tanto como insumo dedicado pelos funcionários quanto como medida para se antecipar ao mercado. Ou seja, maximizar as entregas, utilizando o horário de trabalho para atender a maior quantidade e as mais importantes demandas faz toda a diferença para os resultados corporativos.
O BPO tira das mãos da equipe responsável pelo produto ou serviço atividades que, apesar de importantes, não agregam diretamente a eles. Por outro lado, ao organizar melhor os setores em que atua, evita que essas áreas atrasem o bom andamento de todo o empreendimento.
Maior controle de dados
Eficiência, ganhos, gastos, resultados, custos etc. são dados básicos para uma boa gestão empresarial, influenciando a tomada de decisão, não acha? Entretanto, nem sempre é fácil mensurá-los ou acompanhá-los totalmente.
Com o BPO, isso passa a ser parte das funções da empresa contratada, apresentando de maneira direta as informações de todo o negócio ou indiretamente ao entregar os relatórios de suas atividades.
Aumento da qualidade
A eficiência abrange não só produtividade, como também competência. Nesse último requisito é que a qualidade entra. Na prática, o BPO garante essa melhoria pela alta performance devido à elevada capacitação dos profissionais contratados, evitando quaisquer contratempos provenientes de falhas e possibilitando que o contratante usufrua dos efeitos positivos disso.
Mais rapidez para responder a mudanças
Adaptabilidade e flexibilidade são duas características que empresas exponenciais têm. A importância dessas vantagens está na capacidade que geram de responder às mudanças mercadológicas rapidamente.
Com o BPO, a realização das atividades burocráticas fica assegurada pelos fornecedores, enquanto o negócio consegue ajustar o foco dos colaboradores, direcionando-os para os novos desafios imediatamente quando surgem.
Ampliação do diferencial competitivo
Adaptabilidade e flexibilidade não são apenas benefícios reativos. Associados à inovação, eles servem para o negócio buscar proativamente por diferenciais competitivos que oportunizem à empresa se destacar da concorrência.
Ao aliviar a equipe de sobrecargas de trabalho, repassando tarefas de áreas de apoio para terceiros, o BPO se torna uma abordagem capaz de ajudar com isso, dando tempo para os colaboradores investirem em desenvolver algo novo.
Por outro lado, o fornecedor de Business Process Outsourcing consegue levar para dentro do empreendimento do cliente informações, soluções e visões externas que embasam a renovação de ideias.
Desvantagens
Como nada é perfeito, até mesmo o BPO tem seus contras ou desvantagens, que fazem parte dos motivos pelos quais os gestores preferem manter os processos 100% internos. Entenda quais são a seguir!
Dificuldade de comunicação e alinhamento
Na maioria das situações, o BPO ocorre delegando as atividades para serem realizadas pela terceirizada em sua sede, sem que um profissional fique alocado na contratante. Com isso, tanto as interações físicas quanto os elementos da cultura empresarial que facilitam o alinhamento de valores deixam de existir.
Esse afastamento, cria uma comunicação dificultada, que precisa ser compensada por ferramentas colaborativas, uma maior abertura para o diálogo entre os envolvidos e um processo para troca de informações bem definido.
Baixo controle sobre as operações
Talvez o maior medo dos gestores seja não acompanhar de perto a execução das ações. Isso envolve dúvidas sobre a produtividade e qualidade, bem como receio de erros que geram consequências financeiras.
Porém, transferir atividades não significa se esquecer delas, e sim a necessidade de uma mudança no modelo de gerenciamento. Assim, a contratante passa a focar em resultados e índices para conferir o que a contratada está fazendo.
Como ele é usado para otimizar processos?
As vantagens do BPO giram em torno da sua capacidade de otimizar processos, tanto organizando-os da forma mais eficiente possível quanto maximizando as entregas da equipe por meio da especialização.
Em relação à reestruturação de fluxos, as melhorias surgem da eliminação de tarefas redundantes ou desnecessárias, da inclusão de tecnologias que facilitam e automatizam a execução das operações, bem como da adoção de metodologias adequadas.
Já a qualificação dos colaboradores terceirizados amplia a precisão com que realizam as ações, reduzindo erros e retrabalhos para garantir o aproveitamento ideal do tempo. Da mesma maneira, os funcionários da empresa conseguem evoluir as atividades primárias do negócio.
Na prática, isso envolve analisar o funcionamento das áreas que devem passar para o modelo de Business Process Outsourcing, entendendo o cenário e propondo mudanças. A partir disso, a contratada passa a efetuar os processos e manter uma estratégia de melhoria permanente em prol de:
- aproveitar oportunidades;
- evitar ou responder a dificuldades;
- reduzir impactos negativos;
- atualizar meios e métodos;
- antecipar possibilidades.
Qual é a diferença entre BPO e terceirização?
Mesmo o conceito de BPO sendo explicado como a terceirização de processos de negócio, o Business Process Outsourcing difere da terceirização comum. A começar pelo fato dessa última envolver atividades com baixa exigência de especialização, enquanto o BPO foca na prestação de serviços gerenciais e administrativos específicos.
Ou seja, apesar de ambos resultarem na transferência de responsabilidades sobre operações para um fornecedor externo, trata-se de tipos distintos de atividades quanto ao nível de dificuldade de realização e ao modelo processual.
Por outro lado, o BPO também não é uma forma de consultoria ou assessoria. Já que a natureza dessas ações é mais orientativa do que executiva, e a abordagem do Business Process Outsourcing requer que a contratada assuma totalmente o setor ou processo designado.
Quais setores podem ser contemplados com o BPO?
Outro modo de diferenciar terceirização e BPO são os setores que cada um contempla. O primeiro é voltado a serviços de alocação de mão de obra para limpeza, portaria, etc. Em contraponto, o segundo abrange atividades dentro do âmbito da administração empresarial. Veja os principais exemplos a seguir!
Business Intelligence
Os dados têm ganhado importância na gestão empresarial, embasando a tomada de decisão. Mas nem sempre coletá-los, tratá-los e analisá-los está ao alcance dos gestores. Ainda mais com o uso de tecnologias avançadas para isso, uma vez que nem todo o profissional da área de administração domina tais soluções.
Assim, quer seja por falta de tempo ou para aproveitar as inovações modernas do mercado, contar com o BPO direcionado ao Business Intelligence permite que o negócio maximize o aproveitamento das informações disponíveis sem tirar a atenção da equipe para a elaboração de relatórios. Mais que isso, tal opção gera uma maior precisão e um melhor direcionamento de estratégias.
Recursos Humanos
Tanto nas atividades burocráticas, como contratação, rescisão ou emissão de folha de pagamento, quanto nas interpessoais, incluindo recrutamento, seleção e desenvolvimento, contar com um serviço de BPO consegue elevar a capacidade do setor de RH.
Afinal, todas essas tarefas exigem um amplo nível de especialização em legislação, contabilidade, psicologia ou gestão de pessoas, gerando a necessidade de um grupo de profissionais para atingir a excelência.
Nesse contexto, nem todas as empresas podem lançar mão disso ou precisam desses colaboradores em tempo integral. Entretanto, não devem deixar a área em segundo plano, pois correm o risco de sofrer sanções trabalhistas ou perder bons funcionários.
Tecnologia da informação
O setor de TI tem sofrido com a falta de profissionais qualificados no mercado devido à ampliação do uso de soluções tecnológicas no ambiente corporativo. Considerando o aumento da necessidade e da importância desses recursos para os negócios, o BPO se posiciona como uma alternativa viável para manter os empreendimentos atualizados.
Por isso, manutenção, suporte e melhoria da infraestrutura são serviços a serem deixados sob cuidados de especialistas contratados, dando a contratante garantias de:
- continuidade da operação;
- segurança da informação;
- diminuição de falhas.
Financeiro
O BPO financeiro pode responder por toda a gestão dessa área ou por parte da operação, incluindo rotinas fiscais, contábeis e tributárias, ao integrá-las. Desde empreendimentos grandes ganham com a adoção dessa estratégia, não precisando focar na complexidade envolvida, até pequenas empresas, que não contam com recursos para a contratação de especialistas em tempo integral e têm dificuldade com a administração das finanças.
Jurídico e compliance
Outra grande dificuldade de se administrar uma empresa hoje em dia é o complexo emaranhado de leis vigentes no Brasil. Suas mudanças constantes, seu volume e mesmo a variedade de interpretações exige tempo que muitos gestores não têm. Desse modo, o BPO ajuda a criar processos de segurança e evitar complicações jurídicas.
Logística
Apesar de, para muitos, o transporte de cargas e mercadorias ser uma tarefa secundária, seus impactos são bastante relevantes. Pense só: insumos e matérias-primas que não chegam a tempo atrasam a produção, não é mesmo?
A questão logística também ganhou destaque com o crescimento das vendas via e-commerce, que se tornou o principal canal de diversos negócios. Afinal, ninguém quer atrasar as entregas e deixar os clientes insatisfeitos. Ou seja, essa função não deve ser negligenciada.
Portanto, contratar um prestador de serviço no modelo de BPO é o melhor caminho. O fornecedor é especializado, dominando os cuidados que essa atividade exige e conseguindo reduzir custos ao atender mais que um contratante. Em contrapartida, a empresa se volta ao que realmente sabe fazer sem se preocupar com dificuldades nesse sentido.
No final das contas, o BPO apresenta mais prós do que contras, respondendo ao novo formato de mercado que exige especialização extrema para evitar dificuldades e ampliar a competitividade. Assim, quem opta por essa estratégia de gestão acaba ficando em vantagem.
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