Infelizmente, nenhuma infraestrutura de TI é totalmente confiável. Por isso, as empresas devem adotar medidas e manutenções preventivas para minimizar o impacto causado por incidentes, como o backup de arquivos. Essa medida ajuda a recuperar as informações mais importantes após algum problema ocorrer, reduzindo o impacto de falhas no fluxo de trabalho.
O backup de arquivos também dá mais agilidade para a organização retomar as suas atividades após um incidente. Desse modo, os prazos podem ser cumpridos mesmo que ocorram situações graves. Portanto, esse cuidado deve ser tratado como um investimento estratégico.
Se você quer saber por que investir no backup de arquivos e a importância de contratar uma empresa que faça esse serviço, continue conosco.
O que é uma rotina de backups?
A política de backups é um processo utilizado para que as organizações tenham sempre cópias das versões mais recentes de seus principais arquivos e sistemas. Ela é feita regularmente e definida a partir dos seguintes fatores:
- a importância que os dados têm para a empresa;
- a frequência com que o registro é modificado.
A partir dessa análise, os gestores de TI podem identificar o que deve ser copiado com mais frequência e o que pode ser ignorado, criando uma rotina de backups. Nesse contexto, por exemplo, arquivos de cache deixariam de entrar nos processos de backup. Já arquivos financeiros modificados regularmente são copiados em intervalos menores do que documentações revisadas algumas vezes por ano.
Qual a importância de ter uma gestão de backups organizada?
Ter uma gestão de backups organizada proporciona diversos pontos positivos para a estrutura de TI e toda a organização. A seguir, confira por que é tão importante contar com essa prática.
Visão clara dos dados
Uma gestão de backups organizada é importante porque permite que a empresa tenha uma visão clara dos seus dados, incluindo o que está sendo armazenado, onde ocorre o armazenamento e como está sendo protegido, de acordo com os protocolos adotados.
Isso ajuda a empresa a tomar decisões mais informadas sobre a gestão de seus dados, incluindo quando realizar backups, qual a melhor opção para efetuar o armazenamento e quais arquivos priorizar.
Menos erros e falhas
A organização e o planejamento evitam erros nessa gestão, o que previne displicência, negligência ou falhas humanas. É uma forma de combater falhas e problemas significativos, entre eles:
- perdas de dados e documentos provocadas por funcionários;
- problemas no bom funcionamento de hardware e software;
- impactos causados por algum desastre ambiental;
- ataques cibernéticos, como phishing e ransomware.
Menos redundância e desperdícios
Uma gestão de backups organizada ajuda a evitar redundâncias e desperdícios de recursos. Ao ter uma ótima visibilidade de seus dados, é possível identificar como reduzir o armazenamento de arquivos duplicados ou desnecessários.
Melhor planejamento do orçamento
Uma gestão de backups organizada permite que a empresa planeje melhor o seu orçamento de TI. Com uma visão clara dos requisitos de armazenamento de dados, a empresa pode prever o investimento em infraestrutura de backup de forma mais precisa, reduzindo gastos excessivos ou verificando se são insuficientes para a área.
Conformidade e compliance
Por fim, uma gestão de backups organizada auxilia a organização a atender às políticas internas de segurança e privacidade de dados, bem como as regulamentações aplicáveis em relação à conformidade e compliance. Com isso, é possível evitar violações de dados e possíveis consequências legais, incluindo multas e perda de confiança dos clientes.
Um backup mal gerenciado pode levar à perda de dados ou até mesmo à exposição de informações confidenciais da empresa, de fornecedores e clientes, o que pode prejudicar a imagem e a reputação do negócio. Por isso, ter um processo de cópia organizado e seguro é crucial para proteger os dados sensíveis para a organização.
É importante lembrar que a gestão de backups não deve ser vista como uma tarefa única e pontual, mas, sim, como um processo contínuo e integrado à rotina das equipes. A continuidade é a chave, portanto.
Assim, ter um plano de backup bem estruturado e atualizado ajuda a empresa a se preparar melhor para manter a continuidade das operações em caso de crises.
Por que as empresas devem investir no backup de arquivos?
O investimento em backup de arquivos deve ser tratado como algo primordial para qualquer empresa. Em um cenário em que a transformação digital faz parte do dia a dia de vários setores, problemas na integridade da infraestrutura de TI impactam diretamente qualquer atividade. Portanto, ter um mecanismo para garantir a disponibilidade de arquivos e sistemas traz vários benefícios, como demonstramos a seguir.
1. Disponibilidade de dados
Esse é um dos principais motivos para uma empresa investir em backups. Ao ter informações facilmente recuperáveis, a acessibilidade de tais registros é maximizada. Afinal, caso alguma falha de hardware ou software ocorra, basta recuperar a cópia mais recente.
Esse é um fator que se torna mais importante inclusive quando o backup é feito na nuvem. Nesse cenário, as cópias poderão ser transferidas para qualquer aparelho da empresa que tenha o software de backup instalado. Assim, o tempo necessário para recuperar os arquivos será menor.
2. Mais confiabilidade para a infraestrutura
A confiabilidade é um fator que define quando e como o negócio integrará a infraestrutura de TI no seu dia a dia. Se há mais confiança de que os equipamentos e recursos tecnológicos são funcionais, os profissionais poderão levar a TI para mais áreas, aumentando a qualidade dos serviços prestados e o bom impacto causado pelas ferramentas.
Ao contar com o backup de dados, todos os profissionais sabem que, em caso de falhas, o impacto na produtividade será baixo. Em poucas horas ou minutos, os backups serão restaurados, e as atividades retomadas.
3. Melhor custo-benefício
O backup é um tipo de serviço de fácil implementação, baixo custo de execução e alto retorno de investimento. Ele pode ser feito de modo automatizado, normalmente demandando apenas que uma equipe verifique a integridade dos registros e a sua segurança. Assim, o negócio pode maximizar o retorno do capital investido em infraestrutura de TI e prevenção de riscos.
4. Mais flexibilidade
Empresas que contam com uma infraestrutura de TI confiável podem integrá-la em mais setores, especialmente os que buscam mais flexibilidade.
Como consequência, o negócio pode ampliar a qualidade das suas operações, atender os seus clientes em diferentes cenários e conseguir executar suas rotinas mesmo quando houver problemas em partes da infraestrutura de TI. Ou seja, os times estarão preparados para lidar com qualquer situação sempre.
Quais são os tipos de backup?
Para garantir a proteção dos dados de uma empresa, é fundamental conhecer os tipos de backup existentes e escolher as opções mais adequadas para as necessidades do negócio.
Veja a seguir os quatro principais tipos de backup e suas características. Eles diferem de acordo com o que é salvo em backup de arquivos e outros aspectos.
Backup completo
O backup completo é o tipo mais simples e tradicional. Ele consiste em criar uma cópia exata de todos os arquivos e todas as pastas do sistema em um local externo, como um disco rígido ou na nuvem.
Esse tipo de backup é ideal para empresas que possuem um volume moderado de dados e que não precisam fazer backups frequentes. Um ponto de atenção é que esse processo pode consumir bastante tempo e muitos recursos, principalmente se o volume de dados for grande.
Backup incremental
O backup incremental é uma opção mais econômica e rápida. É criada apenas uma cópia apenas dos arquivos que foram modificados desde o último backup completo ou incremental.
Dessa forma, é possível economizar tempo e espaço de armazenamento ao serem inseridos apenas os novos dados. No entanto, o processo de restauração pode ser mais demorado, uma vez que é necessário recuperar várias versões de documentos diferentes.
Backup diferencial
O backup diferencial é semelhante ao incremental. Mas, em vez de gerar apenas os arquivos modificados, é criada uma cópia de todos os arquivos que foram alterados desde o último backup completo.
Esse tipo de backup é mais rápido do que o completo, porém mais demorado do que o incremental. É indicado para empresas que precisam fazer backups frequentes, mas que não possuem um volume elevado de dados.
Backup completo sintético
O backup completo sintético é uma opção que combina as vantagens do backup completo e do incremental. Ele começa criando um backup completo e, depois, gera backups incrementais para os arquivos modificados.
Então, esses backups são unificados em apenas um backup completo. Dessa forma, é possível economizar tempo e espaço de armazenamento, além de garantir a integridade dos dados. O backup completo sintético é ideal para empresas que possuem um grande volume de dados e que precisam fazer cópias frequentes.
Ao escolher o tipo de backup mais adequado, é muito importante considerar fatores como o volume de dados, a frequência de atualização dos arquivos e o tempo de restauração necessário em caso de falha. Com um backup organizado e eficiente, as organizações podem minimizar os riscos de perda ou corrupção de informações importantes.
Há algum risco no processo de backup de arquivos?
Mesmo com a implementação de uma boa estratégia de backup, ainda existem riscos associados ao processo. Um dos principais riscos é a falha humana, como a exclusão acidental de um arquivo importante antes de ser realizado o backup ou a configuração incorreta dos softwares de backup.
Outro risco é a falha no hardware de armazenamento utilizado para guardar as cópias de segurança, o que pode resultar na perda acidental de todos os arquivos salvos. Nesse sentido, backups realizados em nuvem (BaaS) são uma opção mais atrativa.
Além disso, mesmo com a realização periódica do backup, há o risco de que algum arquivo importante seja modificado antes da realização da próxima cópia de segurança, o que pode causar a perda de informações atualizadas.
Outro risco importante é em relação à segurança dos dados armazenados. Se as cópias de segurança não forem criptografadas e armazenadas em locais seguros, pode haver o acesso não autorizado a essas informações.
Por fim, é importante lembrar que a realização do backup não é uma garantia de que todos os arquivos serão recuperados em caso de uma falha de hardware ou de um ataque cibernético. Portanto, é importante ter um plano de contingência para lidar com essas situações, incluindo testar regularmente as cópias de segurança para garantir que estejam funcionando corretamente.
Como investir em uma empresa de backup de dados?
Para investir no backup de dados, um dos melhores caminhos é ter o apoio de uma empresa especializada. Ela será responsável por ajudar nos processos e minimizar riscos tradicionais relacionados a esse tipo de operação. Desse modo, você conseguirá maximizar o aproveitamento de seus recursos.
Veja a seguir quatro motivos para investir em backup de dados!
Conheça as suas necessidades
Essa dica vale para o investimento em qualquer serviço de TI. É importante que os gestores tenham uma visão abrangente sobre as demandas dos setores e o perfil da infraestrutura. Isso ajuda a priorizar recursos, otimizar a criação da política de backup e evitar erros.
Verifique a reputação da empresa
Outro ponto relevante é conhecer a reputação da empresa que prestará o serviço de backup de dados. Deve-se saber o seu nível de credibilidade no mercado, a experiência com essas rotinas e se ela está certificada na área. Assim, o investimento pode ser feito com mais segurança.
Avalie os recursos de segurança e privacidade
Todo backup de dados lida com dados sensíveis, sejam da organização, de clientes ou fornecedores. Portanto, é fundamental que o processo seja realizado com o apoio de sólidos recursos de privacidade e segurança digital. Desse modo, a empresa conseguirá manter a integridade de seus registros e garantir que sejam acessados apenas pelas pessoas certas.
Busque o feedback dos usuários
Essa é uma medida simples, mas que oferece mais confiança à empresa ao investir em recursos de TI. O feedback dos usuários ajuda a entender como o prestador de serviços lida com as demandas das equipes internas. Além disso, permite identificar pontos que merecem a atenção, como áreas que apresentam mais falhas ao lidar com arquivos e como solucionar esses problemas.
A integridade da infraestrutura de TI é uma preocupação de qualquer negócio. Por isso, é preciso investir em mecanismos que maximizam a disponibilidade e a performance dos seus recursos tecnológicos. Assim, é possível evitar que problemas aconteçam e causem altos prejuízos à organização.
Uma das formas mais eficientes de fazer isso é apostando no backup de arquivos. Esse serviço traz a confiabilidade de que as informações estratégicas serão recuperadas caso algo grave ocorra, evitando grandes perdas em performance e confiabilidade. Por isso, não deixe de investir nesse tipo de medida para garantir que todos os recursos de TI sejam aproveitados de maneira contínua sempre.
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