Lançado em 1985 pela Microsoft, o Excel rapidamente se tornou um dos editores de planilha mais usados no mundo. Atualmente, muitas empresas exigem conhecimentos avançados do programa, devido ao seu uso para lidar com diversas questões corporativas, sobretudo relacionadas a finanças, logística, contabilidade e demais áreas de gestão.  

Porém, o Excel pode se tornar um ótimo auxiliador no ramo acadêmico, sendo usado por professores e alunos para criar apresentações, pesquisas e ferramentas de estudo. Nesse sentido, nada melhor do que inserir um gráfico para mostrar e exemplificar alguma tendência, questão ou dado estatístico.

Por ser uma ferramenta com inúmeros recursos e fórmulas, muitos acabam tendo dificuldade em utilizar o Excel. Se este é o seu caso, temos duas ótimas notícias para você!

A primeira, é que criar um gráfico no editor de planilhas é uma tarefa muito simples e rápida. A segunda, é que você pode conferir como fazer isso, além de saber quais os principais tipos de gráficos disponíveis no Excel, logo abaixo.

Organização e preparação dos dados

Antes de mergulhar na criação de gráficos, é crucial garantir que seus dados estejam bem organizados e preparados. Uma boa organização pode facilitar o processo e resultar em gráficos mais precisos e informativos. Aqui estão algumas dicas para otimizar a organização e preparação dos seus dados:

• Tabelas estruturadas: organize seus dados em tabelas claras e estruturadas. Certifique-se de que cada coluna tenha um cabeçalho descritivo e que os dados estejam consistentemente formatados.
• Limpeza de dados: remova quaisquer dados irrelevantes ou duplicados. Verifique se há erros ou inconsistências e corrija-os antes de criar o gráfico.
• Classificação e ordenação: ordene seus dados de uma maneira que faça sentido para o gráfico que você deseja criar. Por exemplo, se você está fazendo um gráfico de linhas mostrando vendas ao longo do tempo, certifique-se de que seus dados estejam em ordem cronológica.
• Dados ausentes: verifique se há lacunas ou dados ausentes em sua tabela. Pense em como você deseja lidar com esses pontos ausentes no gráfico. O Excel pode ignorá-los ou interpolar valores, dependendo de suas preferências.
• Segmentação de dados: se você tem um grande conjunto de dados, considere segmentá-lo em categorias ou períodos de tempo menores. Isso pode tornar o gráfico mais legível e destacar tendências específicas.

Como criar um gráfico no Excel

Passo 1: abra o Excel e acesse a planilha contendo os dados que você deseja transformar em gráfico. Caso ela não esteja pronta, insira todas as informações necessárias nas colunas ou linhas que você deseja.

Passo 2: selecione todos os dados da planilha com o mouse.

Passo 3: no menu superior do editor de planilhas, clique no botão “Inserir”. Em seguida, selecione “Gráficos recomendados”.

Passo 4: você deve selecionar o tipo de gráfico desejado. Feito isso, o Excel irá usar os dados contidos na planilha para criar o gráfico contendo essas informações de forma automática.

Viu só como é simples e fácil! Com apenas alguns cliques, você terá um gráfico novinho que poderá ser incluído no seu trabalho, apresentação ou conteúdo que deve ser exibido em sala de aula.

Elementos que compõe um gráfico no Excel

• Título do gráfico
• Eixo vertical (valor) e eixo horizontal (categoria)
• Rótulo e tabela para identificar os detalhes das informações exibidas
• Linhas de grade para melhor visualização
• Legenda

Para personalizar as informações exibidas, basta clicar no ícone de “+” localizado no lado direito do gráfico que você criou e selecionar o elemento que você queira incluir ou excluir da visualização.

Tipos de gráfico

Existem diferentes tipos de gráficos disponíveis no Excel. Vamos conhecer os principais.  

Gráfico de pizza

Também chamado de gráfico de setor, esse modelo facilita a visualização dos dados, mostrando quais porcentagens cada um deles possui em relação ao todo. O gráfico de pizza é recomendado em casos que envolvem dados qualitativos, mas é preciso se atentar caso haja muitas informações a serem inseridas.

No geral, tabelas contendo apenas cinco opções de informações devem aderir a este modelo. Isso porque um gráfico de pizza contendo mais variáveis podem ficar com as suas “fatias” muito pequenas, o que dificulta a sua visualização.

Quando usar:

• Proporções e percentagens: ideal para mostrar a composição de uma parte em relação ao todo.
• Distribuição de valores: excelente para visualizar a participação percentual de cada categoria.
• Dados qualitativos: útil para exibir a distribuição de dados categóricos.

Como criar:

1. Organize os dados: coloque as categorias em uma coluna e os valores correspondentes em outra coluna.
2. Selecione os dados: inclua os títulos das colunas.
3. Inserir gráfico: vá para a aba “Inserir” e escolha “Gráfico de Pizza”.
4. Escolha o tipo de gráfico de pizza: selecione a opção desejada (pizza simples, pizza 3D, etc.).
5. Personalize: adicione títulos, rótulos e ajuste a formatação conforme necessário.

Exemplo:

Suponha que você tenha dados sobre a participação de mercado de diferentes produtos. Um gráfico de pizza pode mostrar claramente a proporção de mercado de cada produto em relação ao total.

Gráfico de colunas

Modelo popular, o gráfico de colunas facilita a leitura e compreensão daqueles que o estão visualizando. Ele é indicado para mostrar o aumento ou queda de um índice ou métrica, permitindo ainda o uso de subcategorias em cada uma de suas colunas.

Quando usar:

• Comparações em diferentes períodos: ideal para comparar dados ao longo de diferentes períodos de tempo.
• Visualização de subcategorias: excelente para exibir subcategorias dentro de uma categoria principal.
• Dados categóricos: útil quando as categorias são comparadas de maneira uniforme.

Como criar:

1. Organize os dados: coloque as categorias em uma coluna e os valores correspondentes em outra coluna.
2. Selecione os dados: inclua os títulos das colunas.
3. Inserir gráfico: vá para a aba “Inserir” e escolha “Gráfico de Colunas”.
4. Escolha o tipo de gráfico de colunas: selecione a opção desejada (colunas agrupadas, colunas empilhadas, etc.).
5. Personalize: adicione títulos, rótulos e ajuste a formatação conforme necessário.

Exemplo:

Imagine que você tenha dados sobre a quantidade de unidades vendidas de diferentes produtos ao longo de vários meses. Um gráfico de colunas pode mostrar claramente as vendas mensais de cada produto.

Gráfico de barras

Semelhante ao gráfico de colunas, o gráfico de barras se difere somente pelo seu eixo, apresentado na horizontal. Ele também é muito usado para mostrar dados de grupos ou subgrupos de uma amostra estatística.

Quando usar:

• Comparações de categorias: ideal para comparar diferentes categorias de dados em um mesmo período de tempo.
• Análise de grupos: excelente para visualizar subgrupos dentro de uma categoria.
• Dados categóricos: útil quando as categorias têm nomes longos e precisam ser exibidas claramente.

Como criar:

• Organize os dados: coloque as categorias em uma coluna e os valores correspondentes em outra coluna.
• Selecione os dados: inclua os títulos das colunas.
• Inserir gráfico: vá para a aba “Inserir” e escolha “Gráfico de Barras”.
• Escolha o tipo de gráfico de barras: selecione a opção desejada (barras agrupadas, barras empilhadas, etc.).
• Personalize: adicione títulos, rótulos e ajuste a formatação conforme necessário.

Exemplo:

Suponha que você tenha dados de vendas mensais de diferentes produtos. Um gráfico de barras pode mostrar claramente as vendas de cada produto lado a lado para comparação fácil.

Gráfico de linhas

Seu uso é indicado para mostrar e acompanhar a evolução ou declínio de um objeto de estudo ao longo do tempo. Não por acaso, ele é o mais usado nas pesquisas eleitorais para indicar a projeção de votos dos candidatos em uma eleição.

Quando usar:

• Tendências ao longo do tempo: ideal para mostrar mudanças ao longo do tempo.
• Monitoramento contínuo: excelente para observar a evolução de um determinado dado.
• Comparação de múltiplas séries: útil para comparar duas ou mais séries de dados ao longo do tempo.

Como criar:

1. Organize os dados: coloque as categorias (por exemplo, datas ou períodos) em uma coluna e os valores correspondentes em colunas adjacentes.
2. Selecione os dados: inclua os títulos das colunas.
3. Inserir gráfico: vá para a aba “Inserir” e escolha “Gráfico de Linhas”.
4. Escolha o tipo de gráfico de linhas: selecione a opção desejada (linha simples, linha com marcadores, etc.).
5. Personalize: adicione títulos, rótulos e ajuste a formatação conforme necessário.

Exemplo:

Se você está monitorando o crescimento das vendas ao longo de vários meses, ele é um excelente exemplo. Afinal, um gráfico de linhas pode mostrar claramente as flutuações e tendências ao longo do tempo.

Gráfico de dispersão

Um gráfico de dispersão, também conhecido como gráfico XY, é utilizado para exibir a relação entre duas variáveis diferentes. Cada ponto no gráfico representa um par de valores das variáveis, com uma variável plotada no eixo X e a outra no eixo Y. É ideal para identificar correlações ou tendências entre as variáveis.

Quando usar:

• Análise de correlação: para observar a relação entre duas variáveis, como a altura e o peso de uma amostra populacional.
• Ciência e engenharia: para visualizar resultados de experimentos, como a relação entre temperatura e pressão.
• Finanças: para analisar o desempenho de investimentos, como o retorno de um ativo em relação ao risco.

Como criar:

1. Organize os dados: coloque as variáveis em duas colunas separadas.
2. Selecione os dados: inclua os títulos das colunas.
3. Inserir gráfico: vá para a aba “Inserir” e escolha “Dispersão” na seção de gráficos.
4. Personalize: adicione títulos, rótulos e ajuste a formatação conforme necessário.

Exemplo:

Suponha que você tenha dados de temperatura (°C) e volume (L) de um gás. O gráfico de dispersão pode mostrar como o volume do gás varia com a temperatura, ajudando a identificar tendências ou comportamentos específicos.

Gráfico cascata

O gráfico cascata é utilizado para mostrar como um valor inicial é afetado por uma série de valores intermediários, que podem ser positivos ou negativos, até chegar a um valor final. Ele é eficaz para visualizar mudanças cumulativas em um valor ao longo do tempo ou em diferentes categorias.

Quando usar:

• Finanças: para mostrar como diferentes componentes contribuem para o lucro ou prejuízo ao longo de um período.
• Análise de variação: para visualizar as mudanças de um valor total devido a diferentes fatores, como receita, custos e despesas.
• Gestão de projetos: para monitorar o progresso do projeto, destacando tarefas concluídas e pendentes que afetam o resultado final.

Como criar:

1. Organize os dados: liste o valor inicial, as mudanças (positivas e negativas) e o valor final em uma coluna.
2. Selecione os dados: inclua títulos das colunas.
3. Inserir gráfico: vá para a aba “Inserir”, escolha “Cascata” na seção de gráficos.
4. Personalize: adicione títulos, ajuste cores para destacar aumentos e diminuições, e adicione rótulos conforme necessário.

Exemplo:

Imagine que você está analisando o orçamento de uma empresa. O gráfico cascata pode mostrar como o lucro inicial é afetado por receitas adicionais, custos variáveis, despesas fixas e impostos, até chegar ao lucro final. Isso ajuda a identificar quais fatores mais impactam o resultado financeiro.

Dicas para criar gráficos no Excel

1. Limpeza Visual

Um gráfico eficaz é aquele que comunica claramente sua mensagem. Para isso, a limpeza visual é essencial. Aqui estão algumas dicas para garantir que seu gráfico seja limpo e eficaz:

• Simplicidade é a chave: evite adicionar muitos elementos visuais que não agregam valor ao seu gráfico. Isso inclui evitar cores muito chamativas, muitos rótulos ou informações desnecessárias.
• Evite poluição: se você tem muitos dados para mostrar, considere dividir seu gráfico ou usar um tipo de gráfico diferente. Gráficos sobrecarregados podem ser confusos e difíceis de interpretar.
• Consistência: use cores e estilos consistentes em todo o gráfico. Por exemplo, se você está usando azul para representar vendas em um gráfico, use o mesmo tom de azul em todos os gráficos relacionados.
• Espaçamento: garanta que haja espaço suficiente entre os elementos do gráfico, como barras ou pontos. Isso torna o gráfico mais legível e evita que pareça desordenado.
• Título e legendas: certifique-se de que o título do gráfico seja claro e direto ao ponto. As legendas devem ser curtas e informativas. Evite jargões ou termos técnicos, a menos que seu público-alvo esteja familiarizado com eles.

Lembre-se, o objetivo de um gráfico é comunicar uma ideia ou tendência de forma rápida e eficaz. A limpeza visual é fundamental para garantir que seu público entenda a mensagem sem distrações.

2. Design e Personalização

O design de um gráfico não é apenas sobre estética, mas também sobre eficácia na comunicação. Um bom design pode tornar seu gráfico mais compreensível e memorável. Aqui estão algumas dicas para otimizar o design do seu gráfico:

Utilize os designs padrão

O Excel oferece uma variedade de designs pré-definidos que são visualmente agradáveis e profissionais. Comece por aí e faça ajustes conforme necessário.

Cores com Propósito

Use cores para destacar informações importantes ou mostrar diferenças e semelhanças. Por exemplo, você pode usar uma cor mais escura para destacar o valor mais alto em um gráfico de barras.

Fontes Legíveis

Escolha fontes que sejam fáceis de ler, mesmo em tamanhos menores. Evite fontes muito estilizadas que possam distrair ou confundir o leitor.

Estilos e Efeitos com Moderação

Efeitos como sombras, brilhos ou 3D podem parecer atraentes, mas muitas vezes distraem a mensagem principal. Use-os com moderação e apenas quando agregarem valor ao gráfico.

Consistência em múltiplos gráficos

Se você estiver apresentando vários gráficos em uma apresentação ou relatório, mantenha um design consistente em todos eles. Isso ajuda a dar uma sensação de coesão e profissionalismo.

Personalização para o público

Pense em quem estará vendo o gráfico. Se for para uma apresentação corporativa, um design mais formal pode ser apropriado. Para um público mais jovem ou uma apresentação criativa, você pode optar por designs mais coloridos e dinâmicos.

3. Atalhos e ferramentas úteis

O Excel é uma ferramenta robusta com muitos recursos escondidos que podem acelerar e enriquecer a criação de gráficos. Aqui estão algumas dicas e truques que você pode não conhecer:

• Tecla F11: se você deseja criar um gráfico rapidamente, simplesmente selecione seus dados e pressione F11. O Excel criará automaticamente um gráfico em uma nova planilha.
• Minigráficos: estes são pequenos gráficos que cabem dentro de uma única célula. São perfeitos para dar uma rápida visualização de tendências em uma linha de dados. Você pode encontrá-los na guia “Inserir” sob “Minigráficos”.
• Gráficos dinâmicos: se você tem um conjunto de dados que muda frequentemente, considere usar gráficos dinâmicos. Eles se ajustam automaticamente quando os dados de origem são alterados. Isso é especialmente útil para dashboards ou relatórios atualizados regularmente.
• Barra de ferramentas de gráfico rápido: ao clicar em um gráfico, o Excel exibe uma barra de ferramentas ao lado dele. Esta barra permite que você faça alterações rápidas no design, layout e elementos do gráfico.
• Seleção de dados com um clique: se você deseja alterar os dados que estão sendo visualizados em um gráfico, não precisa começar do zero. Clique no gráfico e, em seguida, arraste e solte os cantos das áreas destacadas para incluir ou excluir dados.
• Templates personalizados: caso você crie um gráfico com um design específico que deseja usar novamente no futuro, pode salvar esse gráfico como um template. Assim, da próxima vez, você pode começar com esse design sem ter que recriá-lo.

4. Linha de tendência

Uma linha de tendência é uma ferramenta valiosa que pode ser adicionada a um gráfico para visualizar tendências ou padrões em seus dados. Ela pode ajudar a identificar direções e prever futuros movimentos. Aqui está como você pode otimizar o uso de linhas de tendência:

Quando usar linhas de tendência?

Linhas de tendência são mais comumente usadas em gráficos de linhas ou de dispersão. Elas são ideais para mostrar a evolução de um conjunto de dados ao longo do tempo ou para identificar relações entre duas variáveis.

Como adicionar linhas de tendência?

No Excel, depois de criar seu gráfico, clique nele e escolha a opção “Adicionar Linha de Tendência”. Você pode escolher entre diferentes tipos, como linear, logarítmica, polinomial, entre outras.

Como interpretar linhas de tendência?

A inclinação e direção da linha de tendência podem fornecer insights valiosos. Uma linha ascendente indica uma tendência positiva, enquanto uma linha descendente indica uma tendência negativa. A inclinação da linha pode indicar a força da tendência.

Como fazer previsões?

O Excel permite estender sua linha de tendência além de seus dados atuais para fazer previsões futuras. Isso pode ser útil para planejamento e tomada de decisões.

Como personalizar linhas de tendência

Assim como outros elementos do gráfico, você pode personalizar a aparência da sua linha de tendência. Altere sua cor, espessura ou estilo para se adequar ao design do seu gráfico.

Cuidados: embora as linhas de tendência possam ser úteis, é importante usá-las com cautela. Elas são baseadas em dados passados e não garantem resultados futuros. Sempre use seu julgamento e conhecimento do contexto ao interpretar linhas de tendência.

5. Interpretação e ação

Criar um gráfico é apenas metade da jornada. A verdadeira magia está em interpretar o que o gráfico está mostrando e, em seguida, tomar decisões informadas com base nessa interpretação. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a interpretar gráficos e transformar insights em ação:

• Análise Visual: comece observando o gráfico como um todo. Quais padrões ou tendências se destacam imediatamente? Há algum ponto de dados que pareça fora do comum?
• Contextualização: sempre interprete os dados dentro de um contexto. Por exemplo, um aumento nas vendas pode parecer positivo, mas se esse aumento foi devido a uma promoção de desconto, pode não ser tão favorável quanto parece à primeira vista.
• Comparação: compare os dados do gráfico com outros períodos de tempo, projetos ou benchmarks. Isso pode ajudar a identificar se uma tendência é específica para um período ou se é uma mudança mais ampla.
• Profundidade: não se limite à superfície. Se algo no gráfico chamar sua atenção, mergulhe mais fundo nos dados para entender o que está causando essa tendência ou padrão.
• Feedback: compartilhe o gráfico com colegas ou especialistas no assunto e peça feedback. Eles podem ter insights ou perspectivas que você não considerou.
• Plano de ação: com base na sua interpretação, pense em possíveis planos de ação. Se o gráfico mostra uma tendência positiva, como você pode capitalizar isso? Se mostra uma tendência negativa, quais etapas você pode tomar para corrigir o curso?

Documentação: mantenha um registro de suas interpretações e das ações que você tomou com base nelas. Isso pode ser útil para referência futura e para avaliar o impacto de suas decisões.

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Agora que você já sabe tudo o que precisa para criar gráficos no Excel, que tal ter acesso a mais dicas e informações sobre este editor de planilhas e outros programas e aplicativos que podem lhe ajudar nos seus estudos e dia a dia? No nosso blog, você tem acesso a tudo isso e muito mais!

Fonte(s): 

SESI SENAI.